Während die Produktivitätsanforderungen an Finanz- und Buchhaltungsteams schon immer hoch war, sind diese Anforderungen seit dem Ausbruch der Pandemie Anfang 2020 noch gestiegen. Dies kann dazu führen, dass Finanzteams vor der schwierigen Herausforderung stehen, mehr Aufgaben innerhalb ihres virtuellen Abschlussprozesses mit weniger Ressourcen zu erledigen, insbesondere aufgrund des Einstellungsstopps, den viele Organisationen derzeit eingeführt haben. Es ist heute wichtiger denn je, dass Unternehmen über starke Finanzprozesse und -kontrollen verfügen, um potenziellen Risiken einzudämmen.
Im Folgenden finden Sie vier Tipps, die Organisationen dabei helfen sollen, einen starken Kontrollrahmen zu schaffen, unabhängig davon, ob sie virtuell arbeiten oder im Büro.
Klare Governance-Richtlinien festlegen
Kommunikation innerhalb der Arbeitsumgebung ist essenziell. Einer der Hauptunterschiede zwischen Büro- und virtuellen Arbeitsumgebungen besteht darin, dass ein Buchhalter in einer virtuellen Arbeitsumgebung nicht zum Schreibtisch eines anderen Teammitglieds gehen und Fragen stellen kann. Das bedeutet, dass Sie die Mitarbeiter jetzt darüber aufklären müssen, wie sie ihre Botschaft effektiv mit dem geeigneten Kommunikationskanal verbinden können. Wann sollte eine E-Mail anstatt einer Videokonferenz oder einem Anruf verwendet werden?
Das Management sollte sich auch darum bemühen, das Tempo und den Ton für die neue Arbeitsumgebung vorzugeben. Viele Unternehmen haben dies zu Beginn der Heimarbeit getan, und je nachdem, wie sich die globalen Bedingungen ändern, müssen sie dies je nach ihrer Unternehmenspolitik im Hinblick auf eine Rückkehr ins Büro möglicherweise erneut tun. Es ist wichtig, Meetings abzuhalten, um die Veränderungen zu skizzieren und Erwartungen für den bevorstehenden Abschlussprozess zu formulieren, sowie einen Abschlusskalender zu verteilen, in dem alle Änderungen der Aufgaben und Fristen deutlich hervorgehoben werden.
Testen der Kontroll-Effektivität
Während des gesamten virtuellen Abschlussprozesses müssen Organisationen Kontrollen neu bewerten und ihr Potenzial für Ineffektivität bestimmen. Faktoren, die sich auf die Wirksamkeit Ihrer Kontrollen auswirken könnten, sind z.B. fehlende Daten, die Unfähigkeit, Kontrollverfahren durchzuführen, Abwesenheiten von Mitarbeitern aufgrund von Krankheit oder Erkrankung eines Familienmitglieds, Änderungen der Zugriffsrechte und Technologieausfälle.
Wenn neue Herausforderungen auftauchen, könnten die Überprüfungs- und Überwachungsaktivitäten des Managements auf Eis gelegt werden. Es ist jedoch wichtig, dass die Finanz- und Buchhaltungsteams der Bewertung ihrer Kontrollen besondere Beachtung schenken. Ein Mangel an Informationen oder Ressourcen könnte dazu führen, dass die Kontrollen nicht wie geplant funktionieren. Wenn festgestellt wird, dass eine Kontrolle nicht effektiv funktioniert, können kompensierende Kontrollen erforderlich sein. Darüber hinaus sollten die Finanz- und Buchhaltungsteams alle neuen Risiken bewerten, die neue Kontrollen erforderlich machen könnten. Unternehmen können ihr Risiko während des gesamten virtuellen Abschlussprozesses mindern, indem sie sicherstellen, dass ihre Kontrollen richtig konzipiert sind, effektiv funktionieren und sich an neue Anforderungen anpassen.
Wenn das Management nach der Bewertung beschließt, irgendwelche Kontrollen zu ändern, stellen Sie sicher, dass diese Änderungen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Dies wirkt sich auf Ihre Abstimmung mit den Prüfern aus, die fortlaufend erfolgen sollte, wenn Sie sie über Prozess- oder Kontrolländerungen, potenzielle neue Risiken oder Tests und Dokumentation informieren. Dies wird dazu beitragen, auch einige der Engpässe zu mildern, die Unternehmen während des virtuellen Prüfungsprozesses sehen könnten.
Einrichten von Protokollen zur Problemlösung
In einer Umgebung mit virtuellen Abschlüssen werden unweigerlich Probleme auftreten, sei es ein technisches Problem im Zusammenhang mit dem Zugang oder Verzögerungen bei der Beschaffung der erforderlichen Informationen. Die Unternehmensleitung sollte ein Verfahren entwickeln, mit dem die Mitarbeiter Probleme zur Sprache bringen können, und dann eine Richtlinie dafür, wie die Unternehmensleitung Lösungen für diese Probleme anbieten sollte. Dieser Prozess sollte dann den Mitarbeitern deutlich gemacht werden.
Risikoeinstufung von Abschlussaktivitäten
Ziehen Sie zu Beginn des Abschlusszyklus eine Risikoeinstufung jeder Aufgabe in Betracht. Bestimmen Sie für jede Abschlussaktivität die Wahrscheinlichkeit, dass die Aufgabe unterbrochen oder verzögert wird. Die Risikoeinstufung jeder Aktivität des Abschlusses wird es dem Management ermöglichen, schon früh im Prozess einen Plan für Aufgaben mit höherem Risiko zu entwickeln, und es wird in der Lage sein, die Wahrscheinlichkeit einer Unterbrechung oder Verzögerung dieser Aufgaben zu begrenzen.
Das sich verändernde globale Umfeld bedeutet, dass Organisationen die Wirksamkeit ihrer derzeitigen Richtlinien für den Finanzabschluss konsequent bewerten müssen. Obwohl es sehr schwierig ist, mitten in einer globalen Pandemie mit weniger Ressourcen mehr Arbeit zu leisten, wird dies sicherstellen, dass Organisationen – und ihre Mitarbeiter – stärker denn je daraus hervorgehen werden.
Laden Sie “R2R Transformation – Eine Remote-Finanzabteilung mit Technologie unterstützen” herunter, um Ihre Finanzprozesse weiter zu verbessern.
