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Wie Sie einen Business Case mit überzeugendem ROI erstellen

In diesem Blogpost steigen wir Anhand des Beispiels eines Kunden, der sein Transformationsprojekt durch eine solide ROI-Argumentation genehmigt bekommen hat, tiefer in das Thema ROI der Finanztransformation ein.

In meiner Rolle bei Trintech geht es darum, Record-to-Report-Prozesse (R2R) innerhalb globaler Unternehmen zu analysieren und zu optimieren. Die Umstrukturierung betrieblicher Prozesse kann oft ein kosten- und zeitintensiver Prozess sein. Aus diesem Grund nutzen viele Unternehmen Softwarelösungen, um globale Standards einzuführen und einzuhalten sowie verbesserte Prozesseffizienz und -effektivität innerhalb der Finanzabteilung zu gewinnen. Um Projektfinanzierung zu erhalten und das Führungsteam davon zu überzeugen, dass Ihr Finanzprojekt wichtiger ist als andere, benötigen Sie einen fundierten Business Case.

Es ist eine Herausforderung, erfolgreich darzustellen, dass Ihr Projekt eine hohe Priorität hat

Das war auch der Fall, als ich kürzlich mit einem Kunden zu tun hatte, der ein finanzielles Transformationsprojekt, was bereits schon einmal vom Finanzierungskomitee abgelehnt wurde, durchsetzen wollte. Der Kunde wollte seinen Business Case noch einmal einreichen, doch benötigte Unterstützung dabei, die Argumentation überzeugender zu machen, denn es konnten nur 8 von insgesamt 30 möglichen Technologieprojekten aufgrund des festgesetzten Finanz- und IT-Budgets unterstützt werden.

Finanzielle Einschränkungen und personelle Engpässe sind gängige Gründe dafür, dass Projektverantwortliche interne Business Cases, die hinreichend überzeugend sein müssen, einreichen müssen. Es ist daher wichtig, dass Ihr Vorschlag die langfristigen strategischen und die sofortigen finanziellen Vorteile deutlich macht. Der abgelehnte Business Case unseres Kunden hat die strategischen, nicht-quantifizierbaren langfristigen Vorteile hervorgehoben und einen Überblick über die Kosten für die Durchführung des Projekts geliefert. Jedoch hat der Kunde nicht darauf geachtet, die finanziellen Vorteile und Kosteneinsparungen des Automatisierungsprojekts aufzuzeigen, was im Endeffekt zur Ablehnung des Projekts geführt hat.

Um erfolgreich zu sein und um die Vorteile besser darzustellen, musste unser Kunde den jetzigen Finanzprozess mit dem optimierten Finanzprozess nach Projektimplementierung vergleichen. Wie bei jedem Automatisierungsprojekt führen erhöhte Effizienz und Effektivität in Geschäftsprozessen zu Zeitersparnissen. Durch die Multiplikation dieser Einsparungen mit den Kosten von Mitarbeiterressourcen konnten wir den genauen, quantifizierbaren Vorteil des Projekts berechnen.

“Wir werden darum gebeten, einen Prozess zu optimieren, aber erhalten keine Informationen darüber, wie dies geschehen soll.”

Durch ein besseres Verständnis Ihrer derzeitigen Finanzprozesse können Sie Ihren ROI genauer bestimmen. Nachdem mein Kunde und ich einige Bereiche und Metriken, die von dem Projekt durch gesteigerte Effizienz profitieren würden, genauer beleuchtet haben, konnten wir 16 Bereiche, in denen Kostenersparnisse erzielt werden würden, bestimmen.

Nachdem er sich die Liste der Vorteile angesehen hatte, sagte mein Kunde: “Wir werden darum gebeten, einen Prozess zu optimieren, aber erhalten keine Informationen darüber, wie dies geschehen soll. Diese Liste veranschaulicht all die Vorteile, die den Prozess effizienter gestalten.” Die größten fünf Vorteile waren Zeitersparnisse und Effizienzoptimierungen. Die übrigen, kleineren Vorteile wurden zuvor nicht in Erwägung gezogen. Obwohl sie individuell betrachtet finanziell unwichtig erschienen, ergaben sie zusammen eine greifbare, materielle Ersparnis. Darüber hinaus standen sie in Verbindung mit den strategischen, weniger quantifizierbaren Vorteilen des Projekts. Darunter waren verbesserte Transparenz, Kontrolle und Risikominderung. Durch die Nutzung der gesamten Liste an potenziellen Optimierungen konnten wir einen höheren ROI als zuvor erwartet berechnen.

Durch die Untermauerung des Business Case mit einem überzeugenden ROI konnte mein Kunde sein finanzielles Transformationsprojekt unter die Top 8, die finanzielle Unterstützung erhalten würden, bringen. Mit einer genauen Analyse des derzeitigen, unzureichenden Prozesses hat mein Kunde die sofortigen zukünftigen Vorteile der finanziellen Transformation dargestellt. Darüber hinaus konnte er zeigen, dass das Projekt einen positiven Kapitalwert mit einer Amortisationsdauer von unter sechs Monaten ab Implementierungszeitpunkt haben würde. Zusammen mit den langfristigen Vorteilen wie Prozesstransparenz und -harmonisierung konnte der Projektvorschlag das Führungsteam überzeugen.

Trintech hat mit einer unabhängigen, externen Forschungsgruppe erfahrener ROI-Analytiker zusammengearbeitet, um ein ROI-Tool zu erschaffen, das Sie dabei unterstützen kann, einen überzeugenden Business Case für Ihr finanzielles Transformationsprojekt zu erstellen. Kontaktieren Sie uns jetzt, um eine maßgeschneiderte Evaluation der Vorteile, die Sie durch die Automatisierung Ihres Finanzabschlussprozesses generieren können, zu erhalten. Um mehr zu diesem Thema zu erfahren, können Sie unser Record-to-Report-eBook “Der Business Case für eine automatisierte Record-to-Report Lösung” unten herunterladen.

Von Tom Edwards
Tom Edwards begann seine Karriere im Commercial Finance Team bei Johnson & Johnson. Anschließend konzentrierte er sich auf Technologie-Consulting, wobei er sich auf SAP und Finanzlösungen spezialisierte. Unter seinen Aufgaben waren Lösungsgestaltung und -implementierung, Projektmanagement, Pre-Sales und Business Process Advisory für eine Vielzahl an FTSE100 und anderen £1Milliarden+ Organisationen. Jetzt ist er Finance Transformation Manager bei Trintech. Tom hat einen Bachelor of Science in Accounting, Business Finance and Management von der University of York und setzt sein Studium derzeit fort, um den Titel des Chartered Accountant zu erlangen.