CFOs und Finanzfunktionen haben eine strategische Rolle eingenommen, in der sie wichtige Geschäftsentscheidungen unterstützen müssen. Während sie früher einfach als notwendige Back-Office-Funktion angesehen wurden, wird heute von ihnen erwartet, dass sie ihrem Unternehmen ein neues Maß an Einblick und Wert liefern. In erster Linie geschieht dies durch die zeitnahe Verarbeitung und tiefgehende Analyse der Finanzinformationen des Unternehmens.
Mit zunehmender Unternehmensgröße wächst auch der Umfang und die Komplexität der Arbeit der Finanzabteilung. Um diese zusätzliche Belastung zu kompensieren und sicherzustellen, dass genügend Zeit zur Verfügung steht, um diese neuen Erwartungen zu erfüllen, müssen die Buchhaltungsteams ihre Arbeit so effizient und effektiv wie möglich angehen.
Da der Account Reconciliation-Prozess die Grundlage für den Rest ihrer Arbeit bildet, finden viele Finanzfunktionen, dass dies ein guter Ausgangspunkt für die Verbesserung ihres Record to Report (R2R) Prozesses ist.
Im Folgenden finden Sie sechs Best Practices, die Ihrem Unternehmen helfen können, den Account Reconciliation-Prozess zu verbessern.
Automatisieren Sie den Reconciliation-Prozess
Eine von Ventana Research kürzlich durchgeführte Studie hat ergeben, dass immer mehr Unternehmen verschiedene Formen der Automatisierung in ihrer Finanzabteilung einführen. Trotz dieses Anstiegs sind viele Unternehmen immer noch zögerlich bei der Einführung neuer Technologien. Sie verlassen sich stattdessen auf alte Tools, die manuelle Prozesse erfordern, wie z. B. Tabellenkalkulationen. Obwohl Tabellenkalkulationen immer ihren Platz in der Geschäftswelt haben werden und ein unverzichtbares Werkzeug für viele Buchhaltungsaufgaben sind, sind sie ein fehleranfälliges Werkzeug, wenn sie für sich wiederholende, kollaborative und unternehmensweite Prozesse verwendet werden. Der Account Reconciliation-Prozess ist bemerkenswert komplex und birgt für Unternehmen, die ihn noch nicht automatisiert haben, ein erhebliches Risiko von Falschaussagen.
Darüber hinaus erfordert die Bereitstellung von Insights für die Steuerung des Unternehmens einen erheblichen Zeitaufwand – keine leichte Aufgabe, wenn man sich mit zeitaufwändigen Tabellenkalkulationen aufhält.
Eine automatisierte Lösung kann die Integrität der Abschlüsse verbessern und gleichzeitig den Prozess beschleunigen und die Risiken minimieren, die mit der manuellen Durchführung des Prozesses einhergehen.
Priorisieren Sie die Standardisierung von Prozessen
Aufgrund der zunehmenden Automatisierung ist der Anteil der Unternehmen, die ihre Bücher monatlich innerhalb von vier Werktagen abschließen können, in den letzten 5 Jahren von 29 % auf knapp 50% gestiegen. Während dies eine vielversprechende Entwicklung im Hinblick auf die Zukunft der Finanzfunktionen und deren Fähigkeit, einen Mehrwert für das gesamte Unternehmen zu schaffen, ist, haben viele begonnen, sich in die Automatisierung zu stürzen, ohne sich über die Grundlagen Gedanken zu machen. Die Automatisierung eines jeden Prozesses kann die Geschwindigkeit der zu erledigenden Arbeit erhöhen, aber ohne Standardisierung des Prozesses gibt es keine Garantie dafür, dass der Prozess korrekt durchgeführt wird. Mit anderen Worten: Einige Unternehmen machen immer noch das Falsche, nur schneller.
Damit die Automatisierung richtig umgesetzt werden kann, muss eine globale Reconciliation-Richtlinie, die dokumentiert, wie der Account Reconciliation-Prozess durchgeführt werden soll, eingeführt und im gesamten Unternehmen durchgesetzt werden. Zum Beispiel sollten Unternehmen sicherstellen, dass die verwendeten Reconciliation-Vorlagen im gesamten Unternehmen abgestimmt und konsistent sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass der Prozess nicht nur schnell, sondern auch konsistent und korrekt durchgeführt wird. Technologie kann hier eine wichtige Rolle spielen, indem diese Vorlagen und Richtlinien im System verankert sind.
Festlegung eines risikobasierten Ansatzes
Eine einflussreiche Veränderung, die den Account Reconciliation-Prozess optimiert, ist ein risikobasierten Ansatz, der die Konten identifiziert, die von Natur aus das größte Fehlerrisiko aufweisen.
Nicht jedes Konto erfordert das gleiche Maß an Detail und Aufmerksamkeit. Die Identifizierung der Konten, die priorisiert werden müssen, kann das Risiko verringern, dass man sich beeilen muss, um Fristen einzuhalten und dabei wichtige Konten übersieht.
Die Festlegung dieser Best Practice erfordert eine gründliche und ausgewogene Analyse sowohl der quantitativen als auch der qualitativen Faktoren für jedes Konto. Diese Konten können dann kategorisiert und mit einem hohen, mittleren oder niedrigen Risiko eingestuft werden. Letztendlich bestimmt die Risikoeinstufung des Kontos, wie oft eine Reconciliation notwendig ist (monatlich, vierteljährlich, jährlich) sowie das Fälligkeitsdatum der Reconciliations (z.B. Werktag 5) und wo eine menschliche Überprüfung erforderlich ist.
Manuelle Lücken schließen
Bei der Einführung von Automatisierung in den Account Reconciliation-Prozess gehen viele Unternehmen nicht holistisch vor und müssen nach der Implementierung einen erheblichen Teil der Arbeit manuell erledigen.
Unternehmen können ihre derzeitige Automatisierung ausbauen, indem sie:
- Automatische Feeds für GL- und SL-Salden in die Reconciliations einbauen
- GL-Salden (Reconciliations/ Substantiations/ Justifications) automatisch abschließen – im Rahmen bestimmter Risikoschwellenwerte
- Flux-Analysen automatisieren – Vergleich und Erklärung der Salden von Periode zu Periode
Durch die Möglichkeit, den gesamten Account Reconciliation-Prozess zu automatisieren, können Buchhalter mehr Nutzen aus ihrer automatisierten Lösung ziehen und ihre Zeit für wertschöpfende Aufgaben verwenden.
Prozesse kontinuierlich evaluieren und verbessern
Wie jeder andere Prozess auch, sollte die Art und Weise, wie Buchhalter ihre Account Reconciliations durchführen, im Laufe der Zeit beurteilt und verbessert werden. Dinge wie Mitarbeiterfluktuation, neue Eingabefelder sowie Fusionen und Übernahmen können sich auf den Prozess auswirken. Um die Effektivität der Prozesse richtig zu bewerten, sollte die Finanzabteilung in regelmäßigen Abständen:
- Auto-Matching-Raten auswerten
- Input Daten und Datein betrachten
- Neue Kernfelder identifizieren
- Sicherstellen, dass die Match-Regeln noch anwendbar sind
Auch wenn die Änderungen anfangs vielleicht nur geringfügig sind, wird die kontinuierliche Feinabstimmung der Prozesse im Laufe der Zeit dazu beitragen, dass die Finanzabteilung zukunftssicher und darauf vorbereitet ist, sich an organisatorische Veränderungen und die Erwartungen der Beteiligten anzupassen.
Zusätzlich unterstützt Technologie wie Dynamic Account Maintenance (DAM) von Trintech dieses Vorhaben, indem auch ein Teil des Verbesserungsprozesses automatisiert wird. Mit Dynamic Account Maintenance kann die Finanzabteilung automatisch die Risikoeinstufung von Genehmigungen ändern und eine zusätzliche Genehmigungsstufe basierend auf benutzerdefinierten Regeln hinzufügen.
Während viele Organisationen es schwierig finden, sich die Zeit zu nehmen, um nach Prozessverbesserungen zu suchen, hält dies ihre Effizienz und Effektivität aufrecht und die Automatisierung dieses Prozesses sichert diese Vorteile, egal wie beschäftigt die Finanzabteilung sein mag.
Erweitern Sie die Auswirkung der Automatisierung
Auch wenn die Arbeit, die während des Account Reconciliation-Prozesses erledigt wird, die entscheidende Grundlage für den Record to Report (R2R)-Prozess bildet, entsteht sie nicht in einem Vakuum. Die Daten, die für Account Reconciliations verwendet werden, beruhen auf ordnungsgemäß durchgeführten Journalbuchungen. Darüber hinaus kann jede Arbeit, die während des Account Reconciliation-Prozesses automatisiert durchgeführt wird und später im Record to Report weiterverarbeitet wird, bei manueller Bearbeitung fehlerhaft werden.
Die Automatisierung hat es Buchhaltern ermöglicht, sich von einer Back-Office-Funktion zu einer Funktion zu entwickeln, die einen erheblichen Wert für das Unternehmen darstellt. Um jedoch die Vorteile der Automatisierung voll ausschöpfen zu können, muss sie im gesamten R2R-Prozess angewendet werden. Durch die Betrachtung der Automatisierung als etwas, bei dem die Vorteile maximiert werden, wenn sie ganzheitlich angewendet wird, im Gegensatz zu isolierten Instanzen, kann die Finanzabteilung die Effizienz und Effektivität ihrer Arbeit weiter sicherstellen.
“Vor Cadency wurden alle unsere Reconciliations für die Bilanz von unterschiedlichen Abteilungen durchgeführt. Da diese in riesigen Bilanzbüchern ausgedruckt wurden, waren wir zu dem Zeitpunkt, an dem sie alle erledigt und angeschaut waren, bereits in die nächste Periode übergegangen. Jetzt, wo wir mit der Bilanz in Berührung kommen, wissen wir, was die Reconciliation-Positionen sind und wie sie standardisiert sind – wir haben unsere gesamte Bilanz organisiert.” -Autozone
Sehen Sie sich den Business Case für automatisierte Reconciliations an, um den ROI der Implementierung der oben beschriebenen Best Practices zu erfahren.
