Modernisierung Ihres Monatsabschlusses
Heute sind CFOs bereit, ihre Unternehmen wettbewerbsfähiger zu machen, indem sie sich an eine digitale Landschaft anpassen, um die Effizienz zu verbessern und das Vertrauen in ihren Monatsabschlussprozess zu erhöhen. Je schneller Sie Ihre Bücher schließen, desto eher können Sie sich Aufgaben mit höherem Mehrwert zuwenden, wie z. B. der Datenanalyse und der strategischen Planung für neue Möglichkeiten, die Ihr Unternehmen verfolgen möchte. Erfolgreicher Wandel findet an der Schnittstelle von Menschen, Prozessen, Richtlinien und Technologie statt. Ein ganzheitlicher Ansatz, der sich auf alle 4 dieser Komponenten konzentriert, wird zu größerem Erfolg führen und zu einem effizienteren und effektiveren Betrieb beitragen. Um Ihren Monatsabschluss effektiv zu modernisieren und eine Transformations-Roadmap zu erstellen, die Kosteneinsparungen ermöglicht, Risiken reduziert, Transparenz erhöht und Ressourcen optimiert, müssen Teams folgende vier Hauptkomponenten in Betracht ziehen: ihre Mitarbeiter, Prozesse, Richtlinien und Technologie.
Mitarbeiter
Laut der 2022 Financial Close Benchmark-Umfrage von Trintech nannten 74 % der Befragten „Talentakquise und -bindung“ als das größte Risiko für ihr Unternehmen in den nächsten 12 Monaten. Laut der „2022 Pulse Survey“ von PwC geben acht von neun Führungskräften an, dass sie derzeit eine überdurchschnittlich hohe Fluktuation erleben. Daher ist es nicht verwunderlich, dass 81 % der CFOs befürchten, dass hohe Fluktuation und Arbeitskräftemangel das Umsatzwachstum ihres Unternehmens beeinträchtigen werden.
Es herrscht ein harter Wettbewerb um Fachkräfte im Finanzbereich. Daher ist es wichtiger denn je, Ihre Teams mit Prozessen und Technologien auszustatten, die dabei helfen, die Arbeit effizienter zu erledigen. Durch die Automatisierung Ihres Monatsabschlussprozesses können Sie Ihre Teams von lästigen Aufgaben wie Dateneingabe oder Abgleich von Transaktionen entlasten und ihnen die Möglichkeit geben, eine strategische Rolle innerhalb des Unternehmens zu übernehmen. Automatisierung ist ein Magnet für Talent, und hilft Ihrem Unternehmen nicht nur dabei, Talente zu gewinnen, sondern auch zu binden; und somit der Konkurrenz stets einen Schritt voraus zu bleiben.
Prozess
Eine Möglichkeit, einen effizienteren Finanzabschluss zu erstellen, besteht darin, Ihre Prozesse zu standardisieren. Allzu oft versuchen Unternehmen, die Automatisierung zu nutzen, bevor sie die bestehenden Prozesse evaluiert haben, und fahren damit fort, ineffiziente Prozesse zu ermöglichen, die das Risiko für ihr Unternehmen erhöhen können.
Ein effektiver Prozess unterstützt sowohl Ihren Kontrollrahmen, als auch die Kontrolltests, und ermöglicht, sobald diese über mehrere Einheiten und Regionen hinweg standardisiert sind, eine fortschreitende Automatisierung, um weitere Effizienzsteigerungen zu erzielen.
Teams müssen erst gehen lernen, bevor sie laufen – das Schaffen der richtigen Grundlagen und die Evaluierung von Prozessen stellen sicher, dass die Automatisierung effizientere, zuverlässigere und genauere Berichte ermöglicht, die zu einem besseren Monatsabschlussprozess führen.
Richtlinien
Gesetze wie Sarbanes-Oxley und künftige britische Sox-Gesetze und Rechnungslegungsstandards verlangen einen soliden Kontrollrahmen, der von den Finanzabteilungen definiert, verwaltet, überwacht und berichtet werden muss. Alle Unternehmen haben inhärente Risiken aufgrund der Branche, der geografischen Lage, der Komplexität des Prozesses oder der technischen Infrastruktur. Wenn Sie diese Risiken identifizieren, werden Kontrollen eingerichtet, um diese Risiken zu mindern, und genau dabei hilft eine effektive Richtlinie. Die Richtlinie definiert jene internen Regeln, die sicherstellen, dass die internen Abläufe präzise sind und Unklarheiten über den Umgang mit bestimmten Geschäftspraktiken vermieden werden.
Allerdings ist es oft schwierig, die Politik zu überwachen, um sicherzustellen, dass die „Regeln“ befolgt werden. Eine komplexe Richtlinie führt zu Prozess- und Kontrollversagen, was letztlich zu der Unsicherheit führt, die viele CFOs in ihrem Vertrauen in ihre Zahlen haben. Diese Ungewissheit erfordert dann weitere manuelle Kontrollen, die wiederum zusätzliche Arbeit und Druck auf die Teams ausüben.
Eine Richtlinie sollte zwar nicht von Ihrer Technologie bestimmt werden, aber die Nutzung und das Verständnis der technologischen Möglichkeiten kann einen starken Ansatz bilden, der dann effektiv verwaltet und überwacht werden kann. Sie sollte der Grundstein für die Entwicklung einer effektiveren Richtlinie sein, z. B. für einen risikobasierten Bilanzabgleich oder für manuelle Journalbuchungen.
Automatisierte Kontrollen, reduzierter Arbeitsaufwand sowie erfolgreiche Durchsetzung von Verfahren können mithilfe moderner Technologien und einer effizient gestalteten Richtlinie erreicht werden. Der Aufbau einer soliden Richtlinie und die Schaffung von Regeln schaffen Vertrauen bei internen und externen Prüfern sowie den Führungsteams der Finanzabteilung.
Technologie
Technologie sollte genutzt werden, um die manuelle Arbeit zu digitalisieren – aber es ist auch wichtig, dass Ihr F&A-Team die strategische Ausrichtung des Unternehmens versteht und weiß, wo die Technologie hineinpasst. Automatisierung allein führt nicht zu einem hohen ROI – Automatisierung zusammen mit Prozessverbesserungen und Effizienzsteigerungen für Ihren Finanzabschluss hingegen schon. Der Einsatz von Technologie ist für die Arbeitskräfte von heute unerlässlich geworden: wenn Unternehmen sich nicht anpassen, werden sie mit ineffizienten, manuellen Prozessen zurückbleiben.
Der Wert, den neue Spitzentechnologien mit sich bringen, überwiegt bei weitem die Risiken, vor allem, wenn sie richtig implementiert werden. Aber Unternehmen, die die Digitalisierung nicht annehmen, werden von denen abgehängt, die Technologie zu ihrem Wettbewerbsvorteil nutzen. – Syril Mathai, GM – ServiceNow Practice bei Trintech
Durch den Einsatz einer ganzheitlichen Lösung können F&A-Teams den gesamten Monatsabschlussprozess automatisieren, was ein effektives Management und einen Einblick in die finanzielle Situation Ihres Unternehmens ermöglicht. Die bewusste Automatisierung von Prozessen und die Integration zuverlässiger Technologien ist der beste Weg für Unternehmen, einen erstklassigen Monatsabschluss zu erzielen.
Die Grundlage für die Transformation schaffen
Indem Sie Ihre Mitarbeiter, Prozesse, Richtlinien und Technologien aufeinander abstimmen, können Unternehmen ihre Einsatzbereitschaft maximieren und sicherstellen, dass die vorhandenen Systeme effizient sind und sich an die sich verändernde Landschaft anpassen können.
Mit den richtigen Mitarbeitern sind die Teams anpassungsfähig und effizient; mit den richtigen Prozessen können die Teams eine genaue und zuverlässige Berichterstattung gewährleisten; mit den richtigen Richtlinien haben die Teams Vertrauen in ihre Prozesse; mit der richtigen Technologie sind die Teams proaktiv und in der Lage, die Automatisierung zu nutzen, um den Zeitaufwand für die Berichterstattung zu verringern und mehr Zeit für wertschöpfende Aktivitäten zu verwenden, die das Unternehmen unterstützen.
Sobald Sie eine solide Grundlage für Ihren Finanzabschlussprozess geschaffen haben, ist es an der Zeit zu prüfen, wie Sie durch die Implementierung eines risikobasierten Ansatzes für Ihre Prozesse noch mehr Zeit sparen und gleichzeitig die Risiken reduzieren können.
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Blog-Serie – 5 bewährte Methoden zur Modernisierung Ihres Monatsabschlusses
- Bewährte Methode 2: Risikobasierten Ansatz implementieren
- Bewährte Methode 3: Prozesse in verschiedenen Unternehmen und Regionen standardisieren
- Bewährte Methode 4: Mit fortschrittlicher Automatisierung optimieren
- Bewährte Methode 5: Kollaboratives Ökosystem aufbauen
Geschrieben von: Lauren McCrohan
