Wie Sie in 4 Schritten risikobasierte Richtlinien für Kontenabstimmungen aufstellen

Wenn Unternehmen es anstreben, die Kosten ihrer Finanzabteilung zu senken, ist es wichtig, dass sie ein Gleichgewicht zwischen der Minderung des Arbeitsaufwands und der Aufrechterhaltung von Kontrolle über den Bilanzabstimmungsprozess finden. Um dieses Ziel zu erreichen, implementieren immer mehr Unternehmen ein Regelwerk risikobasierter Abstimmungsrichtlinien.

Durch eine risikobasierte Herangehensweise bei Abstimmungen können sich Ihre Mitarbeiter auf höherwertige Aufgaben konzentrieren und müssen Aufgaben mit geringerem Risiko weniger häufig erledigen. Mit einer unternehmensweiten Strategie kann der Abstimmungsprozess standardisiert und vereinfacht werden, wobei das Risikolevel den Handlungsplan vorgibt.

Durch die Arbeit mit mehreren globalen Unternehmen, die ähnliche Projekte erfolgreich umgesetzt haben, habe ich eine Menge über deren Best-Practices zur Entwicklung eines standardisierten, globalen und risikobasierten Abstimmungsrahmens erfahren und kann diese nun teilen.

1. Definieren Sie Ihre Abstimmungen

Ein Regelrahmen für Ihre Abstimmungen kann als ein gutes Schulungsdokument für Ihre Mitarbeiter dienen und beschreibt die Anforderungen und Abläufe des Kontenabstimmungsprozesses detailliert. Mitarbeiter halten sich eher an Richtlinien und Vorgaben, wenn ihnen der Sinn des Prozesses bewusst ist und sie bereit für Veränderung sind. Aus diesem Grund ist es empfehlenswert, Ihren Mitarbeitern ein genaues Verständnis darüber zu geben, warum Abstimmungen ausgeführt werden und wie Bilanzen begründet werden sollten.

Die Definition von Schlüsselbegriffen kann Nutzern dabei helfen, den Regelrahmen besser zu verstehen. Was z.B. ist Ihre Definition eines abzustimmenden Posten? Müssen alle Konten vollständig abgestimmt werden oder nur innerhalb eines gewissen Grenzbereichs? Wie ist die Arbeitsverteilung für die Vorbereitung und Überprüfung der Abstimmungen?

2. Definieren Sie risikobasierte Abstimmungsrichtlinien

Der nächste Schritt ist es, festzulegen, welchen Handlungsplan die jeweiligen Risikolevel Ihrer Konten bedürfen. Es ist wichtig, dass Sie ein Gleichgewicht zwischen der Minderung des Arbeitsaufwands und der Aufrechterhaltung von Kontrolle über den Bilanzabstimmungsprozess finden. Wenn Sie z.B. festlegen, dass nur Konten mit hohem Risiko monatlich abgestimmt werden sollen, haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit für die Untersuchung von Differenzen, anstatt ihre Zeit damit zu verbringen, Konten mit Kontostand gleich null abzugleichen, was für Ihr Unternehmen eher eine geringwertige Aufgabe ist.

Ein Konto mit geringem Risiko muss ggf. nur jährlich abgestimmt werden, während Konten mit hohem Risiko monatlich priorisiert werden sollten. Das Risikolevel kann darüber hinaus auch bestimmen, welche Art von Genehmigung für die Abstimmung benötigt wird.

3. Definieren Sie „hohes Risiko“ und „geringes Risiko“ für Ihre Abstimmungen

Als nächstes sollten Sie klare Definitionen der Risikolevel für Ihre Konten aufstellen. Es ist wichtig, sich die Möglichkeit zu bewahren, Risikolevel kontinuierlich flexibel zu definieren und anzupassen. Wenn Sie „hart“ definierte, unflexible Risikokategorien nutzen, kann es passieren, dass ein Posten mit hoher Priorität in einem risikoarmen Konto erst nach 12 Monaten entdeckt wird.

Die Risikoeinstufung bildet sich aus mehreren Faktoren, die für ein Konto relevant sind. Die Einstufung eines Kontos als risikoarm kann z.B. aus der monatlichen Varianz der Bilanz oder der Differenz zwischen Haupt- und Nebenbuchbilanzen resultieren. Die Einstufung eines Kontos in die Kategorie „hohes Risko“ kann sich z.B. aus dem Sollsaldo eines erwarteten Kredits ergeben, wenn die Varianz der Bilanz des Kontos höher als normal ist oder wenn dieselbe Abstimmung in der vorherigen Buchungsperiode bei der Überprüfung als fehlerhaft eingestuft wurde.

Diese dynamische Risikoeinstufung sollte kontinuierlich überprüft und angepasst werden, sodass keine Lücken entstehen.

4. Nutzen Sie Technologie, um den Abstimmungsprozess zu automatisieren

Technologie eignet sich für die Implementierung von unternehmensweiten Abstimmungsrichtlinien, da sie standardisierte Best-Practices durchsetzt, wodurch sich die Nutzerakzeptanz erhöht.

Nutzer erhalten automatische Benachrichtigungen, wenn sich das Risikolevel eines Kontos abhängig von Varianz, Wesentlichkeitsschwelle oder Aktivitätsstand verändert, wodurch die Risikoeinstufung transparenter und objektiver wird.

Risk-Intelligent RPA gestaltet den Kontenabstimmungsprozess effizienter und effektiver und viele meiner Kunden senken mit RI-RPA nicht nur Ihr Risikopotenzial, sondern auch Ihre Kosten.

Von: Thomas Edwards, Trintech Manager of Finance Transformation-EMEA