In einigen Situationen und insbesondere in jüngster Zeit schicken viele Organisationen ihre Mitarbeiter angesichts gesundheitlicher Bedenken nach Hause, um remote zu arbeiten. Die Erfahrung, von zu Hause aus zu arbeiten, ist für viele Unternehmen neu. Während in den USA ca. 43 %1 der Beschäftigten regelmäßig von zu Hause aus arbeiten, sind es in Deutschland nur ca. halb so viele.2
Das Homeoffice kann eine Reihe komplizierter Hürden für die Finanzabteilung darstellen, insbesondere während Finanzabschlussprozess.
Remote-Arbeit: Die Herausforderung
Wenn Buchhalter und Finanzverantwortliche auf viele verschiedene Standorte verteilt sind, verringert sich die Wahrscheinlichkeit, dass ihr Abschluss rechtzeitig und korrekt abgeschlossen wird, erheblich. Dies ist in erster Linie auf die Tools zurückzuführen, mit denen der Prozess gehandhabt wird. Während Tabellenkalkulationen das am häufigsten verwendete Mittel sind, um den Abschlussprozess durchzuführen, bieten sie nur sehr wenig Transparenz und erschweren die Kommunikation während des Abschlusszyklus. Die Verwendung von Excel-Tabellen verursacht unnötige Komplexität und Probleme im Workflow von Finanz- und Buchhaltungsteams. So entstehen regelmäßig verschiedene Versionen mit verschiedenen Standards, Aufgaben werden ungleichmäßig über das Team verteilt und verschiedene Personen arbeiten an denselben Aufgaben, was zu einer Duplizierung der Arbeitslast führt. Dies geschieht selbst, wenn die beteiligten Personen an einem Standort sind.
Und ob unkontrollierbare äußere Umstände die Mitarbeiter dazu zwingen von zu Hause aus zu arbeiten, oder ob Finance Professionals sich selbst dafür entscheiden, durch die geografische Zerstreuung im Homeoffice werden diese Probleme noch intensiviert. Wenn Finanzmitarbeiter mit Tabellenkalkulationen arbeiten, stecken sie ständig in Konferenzen zur Statusaktualisierung fest oder sind verwirrt über einen Eintrag, der vorgenommen wurde, und können nicht einfach um Klärung bitten. Dies führt dazu, dass mehr Zeit für E-Mails aufgewendet wird, um Versionen per Telefon zu vergleichen und Daten erneut einzugeben. Während dieses langwierigen Prozesses können Daten falsch eingegeben werden (aus Studien wissen wir, dass 90% aller Tabellen Fehler enthalten3), was im schlimmsten Fall zu Betrugs- und Anpassungskosten führen kann.
Die mangelnde Kommunikationsfähigkeit aus dem Homeoffice zieht den Abschlussprozess in die Länge. Zeit, die sich Finanzteams weder bei der Zusammenarbeit im selben Gebäude, noch an isolierten Standorten, leisten können.
Eine bessere automatisierte Lösung
Finanz- und Buchhaltungsteams benötigen ein Tool, das flexibel genug ist, um sich an verschiedene Umstände anpassen zu können – ein Tool, mit dem CFOs und Controller nachverfolgen können, woran ihre Mitarbeiter arbeiten und wie der Abschlussstatus verschiedener Aufgaben ist. Zudem benötigen sie Zugriff auf Dokumentation und Kommentare aller Aktivitäten des gesamten Abschlusszyklus.
Mit den Cloud-basierten Lösungen von Trintech können Buchhalter nicht nur in einem standardisierten, organisierten Verfahren zusammenarbeiten, sondern auch CFOs und Controllern mithilfe einfacher Dashboards eine Reihe von Kontrollen und Einblicke in den Abschlussprozess gewähren. Auf die Dashboards kann von einem Computer oder einem mobilen Gerät zugegriffen werden, sodass die Finanzabteilung, unabhängig davon, ob es in einem Büro oder remote arbeitet, Aufgaben gleichmäßig und effizient verteilen und über den Gesamtfortschritt auf dem Laufenden gehalten werden kann.
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Von Ashton Mathai
[1] Hess, A. (2018). These are the 14 most common remote jobs— here’s how much they pay. 12. März, 2020.
[2] Groll, T. (2019). Homeoffice-Arbeit bleibt die Ausnahme. 23. März, 2020
[3] Leung, S. (2014). Sorry, Your Spreadsheet Has Errors (Almost 90% Do). 12. März, 2020.
