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Trois raisons : Pourquoi les feuilles de calculs ne sont pas fiables pour automatiser votre clôture financière

Une étude d’Adaptive Insights a récemment révélé que 95 % des directeurs financiers ne considèrent plus la maîtrise des feuilles de calcul Excels comme la compétence la plus importante au sein de leurs équipes financières.(1)

Principalement parce que l’utilisation traditionnelle des feuilles de calcul n’a pas été en mesure de répondre aux demandes des services financiers d’entreprise contemporains. De plus, les organisations ont été forcées de s’adapter aux lacunes des tableurs en mettant en œuvre l’automatisation, à des degrés divers, à l’intérieur de leur clôture financière.

Malgré cette tendance, il y a de l’incertitude quant à ce que signifie l’automatisation réelle d’un processus. Comme la clôture financière de chaque organisation est différente, plusieurs types d’automatisation sont nécessaires pour compléter leur travail . Et comme les modèles de macros et les logiciels de gestion sont couramment implémentés dans les feuilles de calcul pour accélérer le travail comptable, il est tout à fait compréhensible que l’automatisation d’un processus signifie des choses différentes pour différentes personnes.

Au fur et à mesure que les organisations trouvent de nouvelles façons d’accélérer leur processus de clôture, peu d’efforts sont déployés pour s’assurer que l’automatisation des feuilles de calcul est mise en place pour le soutient à la fois de l’intégrité du flux de travail et des rapports financiers qui en découlent.

Vous trouverez ci-dessous trois raisons simples pour lesquelles, même si l’automatisation des feuilles de calcul peut accélérer votre processus, on ne peut s’y fier comme forme d’automatisation pour votre clôture financière.

Le traitement des données sujettes aux erreurs

Saviez-vous que près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs(2) ? Des budgets pécuniaires de base aux montagnes de feuilles de calcul avec lesquelles les organisations travaillent, c’est presque une garantie qu’une feuille de calcul donnée aura au moins un défaut présent potentiellement coûteux.

Le tableur a toujours été un outil de saisie de données apparemment facile à utiliser pour organiser les données financières des organisations. Et avec l’introduction de macros dans les tableurs, le travail lui-même sera accompli plus rapidement. Cependant, les risques d’erreur de frappe dans les opérations à grande échelle sont nombreux.

Qu’il s’agisse d’erreurs de numérotation ou de copie d’une formule erronée, la manipulation et l’intervention humaine sont des exigences pour les feuilles de calcul. Malheureusement, le traitement manuel est la principale cause d’erreurs dans les feuilles de calcul3, et au fur et à mesure que les entreprises grandissent, le risque que les feuilles de calcul présentent dans votre bilan final augmente parallèlement, en raison des traitements supplémentaires qui seront nécessaires.

Défaut de vérification distinct

Lors du développement de nouvelles applications, les éditeurs de logiciels adoptent souvent une approche en chaîne de montage appelée ” concepteur-programmeur-testeur “. Essentiellement, plusieurs personnes travaillent avec le programme qui leur est remis par le membre précédent de l’équipe pour s’assurer que tous les bogues sont résolus avant qu’il ne soit prêt à être mis sur le marché. L’approche “chaîne de montage” permet de limiter les risques d’erreur humaine en vérifiant la validité de l’œuvre tout au long du processus.

Malheureusement, lorsque les processus financiers sont traités à l’aide de feuilles de calcul manuelles, contrairement à l’exemple ci-dessus, la chaîne de montage n’est probablement qu’une seule personne, et peu de visibilité sur la façon dont les données financières sont traitées est offerte aux examinateurs et même au comptable qui travaille avec ces données.

Par exemple, avez-vous une politique de vérification de la validité des chiffres dans vos feuilles de calcul tout au long de la fin de la période ? Ou est-ce que la validation et la vérification sont effectuées à la fin de votre clôture, en supposant qu’il reste du temps pour la terminer ? Et même si vous validez tout au long de votre processus, la vérification de la source de vos données ainsi que le travail tout au long du processus de production de rapports ne ferait qu’introduire un autre aspect manuel sujet aux erreurs dans votre service des finances.

Bien que la mise en œuvre de logiciels, comme l’automatisation des macros dans les feuilles de calcul, accélère le processus, il est très rare que les organisations disposent d’une visibilité immédiate pour s’assurer et prouver que le bon travail a été effectué.

Information cloisonnée

L’impact et l’influence des feuilles de calcul au sein des entreprises et même de la société dans son ensemble est un peu une arme à double tranchant. Et l’utilisation de ces feuilles de calcul va bien au-delà de l’usage auquel elles sont destinées. Par exemple, des fonctions telles que les tableaux croisés ont été utilisées pour cartographier l’information qui peut aider à sauver des vies, comme la cartographie des accidents mortels de la route, les Solutions IDV qui entre en ligne de compte des facteurs comme le lieu, le moment et la température des collisions.(3)

Toutefois, le but initial des feuilles de calcul était d’aider les ménages à équilibrer leur budget. Et même si le budget d’une famille peut devenir stressant, il n’est pas aussi compliqué que les comptes d’une entreprise qui se chiffre en millions ou milliards de dollars. En raison de cet objectif de conception original, les feuilles de calcul ont une limite quant à la quantité d’informations pouvant être extraites d’un seul document avant qu’il ne devienne trop volumineux ; cela oblige les comptables à avoir une collection de feuilles de calcul semi-connectées qui nécessitent une intervention manuelle pour déplacer les données d’un cloisonnement des informations aux autres.

Malheureusement, au cours de cette migration de données, des choses telles que des “erreurs de copier-coller” peuvent se produire et se produisent effectivement. Par conséquent, un effet domino se produit lorsque le travail qui doit être effectué dans une feuille de calcul s’appuie sur l’information inexacte contenue dans la feuille de calcul précédente. En fin de compte, il en résulte un processus fermé dont le fondement même était basé sur un traitement manuel erroné.

La vraie valeur de l’automatisation des feuilles de calcul

Alors que tout programme qui permet d’effectuer des processus répétitifs, des calculs et des comparaisons sans intervention humaine peut techniquement être considéré comme de l’automatisation, les feuilles de calcul exigent inévitablement beaucoup de manipulation humaine et de saisie de données pour que cette “automatisation” soit viable. Et cette intervention manuelle offre un grand nombre d’occasions d’entrer des erreurs causant des inexactitudes.

De plus, quel que soit le nombre de modèles de macros ou d’enregistrements implémentés dans vos feuilles de calcul, les exigences manuelles et les risques encourus seront toujours présents. En fin de compte, la contribution que vos feuilles de calcul offrent à votre entreprise apporte des risques d’erreurs et donc met en péril votre entreprise. 

Pour en savoir plus, je vous invite a lire notre eBook : 5 problèmes posés par les feuilles de calcul

 

Rédigé par : Caleb Walter et Jawad Akkaoui


[1] Arrowsmith, R. (2018, February 28). Excel on the way out?
[2] Leung, S. (2014, September 15). Sorry, Your Spreadsheet Has Errors (Almost 90% Do). Retrieved February 19, 2019, from
[3] Five Years of Traffic Fatalities. (n.d.). Retrieved February 19, 2019