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Trois raisons pour lesquelles les feuilles de calculs ne sont pas fiables pour l’automatisation de votre clôture financière

Une étude d’Adaptive Insights a récemment révélé que 95 % des directeurs financiers ne considèrent plus la maîtrise des feuilles de calcul Excel comme la compétence la plus importante au sein de leurs équipes financières (1).

Principalement parce que l’utilisation traditionnelle des feuilles de calcul n’a pas été en mesure de répondre aux demandes des services financiers actuels. De plus, étant donné suite les lacunes des tableurs, les entreprises ont été forcées de s’adapter, en mettant en œuvre l’automatisation, à des degrés divers, à l’intérieur de leur clôture financière.

Malgré cette tendance, l’incertitude demeure quant à ce que signifie l’automatisation réelle d’un processus. La clôture financière étant différente pour chaque entreprise, plusieurs types d’automatisation sont nécessaires pour les différentes tâches. Et de la même façon que les modèles de macros et les logiciels de gestion sont couramment implémentés dans les feuilles de calcul pour accélérer le travail comptable, il est tout à fait compréhensible que l’automatisation d’un processus ait une signification différente d’une personne à l’autre.

Au fur et à mesure que les entreprises trouvent de nouvelles façons d’accélérer leur processus de clôture, peu d’efforts sont déployés pour s’assurer que l’automatisation effectuée dans les feuilles de calcul permette de conserver l’intégrité du workflow et des rapports financiers qui en découlent.

Vous trouverez ci-dessous trois simples raisons pour lesquelles, même si l’automatisation des feuilles de calcul peut accélérer votre processus, cette forme d’automatisation n’est pas fiable pour votre clôture financière.

Le traitement des données source d’erreurs

Saviez-vous que près de 90 % des feuilles de calcul contiennent des erreurs (2) ? Des simples fichiers personnels aux montagnes de feuilles de calcul avec lesquelles les entreprises travaillent, une feuille de calcul possède certainement au moins une erreur pouvant coûter cher.

Le tableur a toujours été un outil de saisie de données apparemment facile à utiliser pour organiser les données financières des entreprises. Et l’introduction des macros dans les tableurs permet d’accomplir ce travail plus rapidement. Cependant, les risques d’erreur de saisie dans les opérations à grande échelle sont nombreux.

Qu’il s’agisse d’erreurs de chiffres ou de copie d’une formule erronée, la manipulation et l’intervention humaine sont inévitables dans les feuilles de calcul. Malheureusement, le traitement manuel est la principale cause d’erreurs dans les feuilles de calcul, et au fur et à mesure que les entreprises grandissent, le risque que les feuilles de calcul représentent pour votre bilan final augmente parallèlement, en raison des traitements supplémentaires qui seront nécessaires.

Manque de vérifications distinctes

Lors du développement de nouvelles applications, les éditeurs de logiciels adoptent souvent une approche en chaîne de montage appelée “concepteur-programmeur-testeur”. Essentiellement, plusieurs personnes travaillent avec le programme qui leur est remis par le membre précédent de l’équipe pour s’assurer que tous les bogues sont résolus avant qu’il ne soit prêt à être mis sur le marché. L’approche “chaîne de montage” permet de limiter les risques d’erreur humaine en vérifiant la validité de la solution tout au long du processus.

Malheureusement, lorsque les processus financiers sont gérés à l’aide de feuilles de calcul manuelles, contrairement à l’exemple ci-dessus, la chaîne de montage n’est en fait qu’une seule personne, et peu de visibilité sur la façon dont les données financières sont traitées est offerte aux contrôleurs et même au comptable qui travaille avec ces données.

Par exemple, avez-vous une politique de vérification de la validité des chiffres dans vos feuilles de calcul tout au long de la fin de la période ? Ou est-ce que la validation et la vérification sont effectuées à la fin de votre clôture, en supposant qu’il reste du temps pour la terminer ? Et même si vous validez tout au long de votre processus, la vérification de la source de vos données ainsi que le travail tout au long du processus de production de rapports ne ferait qu’introduire un autre aspect manuel sujet aux erreurs dans votre service financier.

Bien que la mise en œuvre de logiciels, tout comme l’automatisation des macros dans les feuilles de calcul, accélère le processus, il est très rare que les entreprises disposent d’une visibilité immédiate pour s’assurer et justifier que le travail a été effectué correctement.

Information cloisonnée

L’impact et l’influence des feuilles de calcul au sein des entreprises et même de la société dans son ensemble est un peu une arme à double tranchant. Et l’utilisation de ces feuilles de calcul va bien au-delà de l’usage auquel elles sont destinées. Par exemple, des fonctions telles que les tableaux croisés ont été utilisées pour cartographier l’information qui peut aider à sauver des vies, comme la cartographie des accidents mortels de la route, les Solutions IDV qui prend en compte des facteurs comme le lieu, le moment et la météo des collisions (3).

Pourtant, le but initial des feuilles de calcul était d’aider les ménages à équilibrer leur budget. Et même si le budget d’une famille peut devenir stressant à gérer, il n’est pas aussi compliqué que les comptes d’une entreprise qui se chiffre en millions ou milliards de dollars. Etant conçues originellement seulement pour les ménages, les feuilles de calcul ont une limite quant à la quantité d’informations pouvant être enregistrées dans un seul document avant qu’il ne devienne trop volumineux ; cela oblige les comptables à avoir une collection de feuilles de calcul semi-connectées qui nécessitent une intervention manuelle pour déplacer les données de l’un à l’autre.

Malheureusement, au cours de cette migration de données, des choses telles que des “erreurs de copier-coller” peuvent se produire et se produisent effectivement. Par conséquent, un effet domino se produit lorsque le travail qui doit être effectué dans une feuille de calcul s’appuie sur l’information inexacte contenue dans la feuille de calcul précédente. En fin de compte, il en résulte un processus de clôture financière dont le fondement même était basé sur un traitement manuel erroné.

La vraie valeur de l’automatisation des feuilles de calcul

Alors que tout programme qui permet d’effectuer des processus répétitifs, des calculs et des comparaisons sans intervention humaine peut techniquement être considéré comme de l’automatisation, les feuilles de calcul exigent inévitablement beaucoup de manipulation humaine et de saisie de données pour que cette “automatisation” soit viable. Et cette intervention manuelle offre un grand nombre d’occasions d’erreurs de saisie causant des inexactitudes.

De plus, quel que soit le nombre de modèles de macros ou d’enregistrements implémentés dans vos feuilles de calcul, la nécessité d’interventions manuelles et les risques encourus seront toujours présents. En fin de compte, la contribution de vos feuilles de calcul pour l’automatisation de vos processus est, au mieux faible, et au pire dangereuse.

Pour en savoir plus, je vous invite à lire notre eBook : 5 problèmes posés par les feuilles de calcul

 

Rédigé par : Caleb Walter et Jawad Akkaoui


[1] Arrowsmith, R. (2018, February 28). Excel on the way out?
[2] Leung, S. (2014, September 15). Sorry, Your Spreadsheet Has Errors (Almost 90% Do). Retrieved February 19, 2019, from
[3] Five Years of Traffic Fatalities. (n.d.). Retrieved February 19, 2019