Hvordan forbedre kommunikasjonen i økonomiavdelingen?

Utfordringene

Regnskapsførere og økonomer er tallmennesker og har alltid vært opptatt av detaljer og en godt organisert arbeidssituasjon. Med det å kunne kommunisere godt, både skriftlig og muntlig, blir mer og mer viktig. Spesielt nå når økonomifunksjonen blir en mer rådgivende rolle i organisasjonen. Et effektivt møte eller en velskrevet e-post med viktige aksjonspunkter kan være det som redder eller velter et prosjekt eller en revisjon.

Det å jobbe effektivt og kommunisere godt samtidig som verktøyene du bruker er utdaterte er en frustrerende øvelse. Tydelige beskjeder og klare forventninger til deg og dine medarbeidere blir praktisk umulig når informasjon er spredt i ulike filer, ringpermer og i hodene på deg og dine kollegaer. Med moderne teknologi kan all informasjon samles på ett og samme sted, og gir alle en felles sannhet å forholde seg til. Det fanger opp alle innspill og tillater bedre kommunikasjon og samarbeid mellom kollegaer.

Hvordan gjør vi det?

Her er våre tanker om hvordan ledere kan få mest mulig ut av disse nye løsningene for å forbedre kommunikasjonen på økonomikontoret.

Tips til forbedret kommunikasjon

Bygg én sannhetskilde

Det er vanskelig å kommunisere effektivt om økonomiske prosesser, fremgang og innsikt uten å være helt trygg på at hele teamet refererer til samme kilde. Når folk jobber med ulike regneark, papirfakturaer, kvitteringer, så er dette nesten umulig å vite hva som er status.

Det er bare ved å digitalisere og samle all dokumentasjon og alle prosesser at teamene kan være sikre på at de har en eneste kilde til sannhet som de kan basere sitt arbeid og kommunikasjon på. Ikke bare vil det hjelpe økonomi- og regnskapsteamene til å kommunisere, men det vil også bidra til å spare tid i planlegging, rapportering og bidra til å at regnskapsførere kant tilby strategisk forretningsrådgivning.

Opprett en plattform for samarbeid

E-post og møter er tradisjonelt hvordan de fleste kommuniserer på en arbeidsplass. Men når den gjennomsnittlige kontormedarbeideren bruker rundt tre timer om dagen til å lese og svare på e-post, er det helt klart ikke den mest effektive metoden i travle perioder som periode- og årsavslutningen.

Innovative selskap i vekst som har ansatte spredt over forskjellige lokasjoner og tidssoner, bør investere i en samhandlingsløsning i skyen. Det finnes nå løsninger som sentraliserer oppgavelister og kontroller, som automatisk dokumenterer fremdriften for hvert steg prosessene. Automatiske varsler og andre merknader holder alle oppdaterte om prosjektets gang og fremdrift, noe som gjør prosjektkommunikasjonen betydelig mer effektiv.

Utvikle en sammenhengende plan

Å vite hva du skal gjøre og når du skal gjøre det er grunnlaget for god kommunikasjon. Før du begynner på en større oppgave, bruk tiden på å legge en klar og sammenhengende plan for å lede teamet ditt gjennom oppgavene. Definering av punkter for internkontroll er en viktig del av dette for å sikre at oppgaver blir utført på en ryddig, effektiv og nøyaktig måte. Det er også viktig å sikre et tydelig revisjonsspor. Risiko bør identifiseres, analyseres og vurderes basert på selskapets risikoprofil. Dette er spesielt viktig når nye medarbeidere blir med i teamet, ettersom alle selskap har sin måte å utøve økonomifunksjonen på.

Invester i medarbeideren

I regnskapsverdenen som i alle andre funksjoner kan en liten feilkommunikasjon føre til store feil. Regnskapsledere bør samarbeide tett med personalfunksjonen for å vurdere nyansettelser på disse ferdighetene. Enten ved å inkludere dem foretrukket ferdigheter i stillingsbeskrivelser eller finne måter å teste dem i ansettelsesprosessen. Det er også verdt å investere i opplæring og trening av eksisterende medarbeidere for å få til gode kommunikasjonsrutiner.

Det er en rekke kurs og sertifikater tilgjengelig gjennom ulike organisasjoner som fagforeninger og økonomiforum, som inkluderer moduler om kommunikasjon og rapportskriving. Det kan også være nyttig å bruke en god kommunikator bland eksisterende medarbeidere til åå utvikle og gjennomføre en skreddersydd økt basert på virksomhetens spesifikke prosesser og kultur.

Tilleggsressurser

Kommunikasjon behøver ikke å være en komplisert affære for økonomi- og regnskapsavdelingen. For å sikre at medarbeiderne dine har gode verktøyer tilgjengelig for en effektiv og god kommunikasjon, kan du lære mer om våre løsninger.