5 tips: Kom i gang med automatiserte avstemminger

Involverer sjekklisten din for periodeavslutningen regneark, mapper eller ringpermer? Da er det på tide med en oppgradering. Tenk hvor mye tid du kan spare på å automatisere og digitalisere avstemmingsoppgavene hver måned. Med vår teknologi er det enkelt å komme i gang. La automatisering gjøre den kjedelige og tidkrevende jobben for deg.

Med en automatisert og digitalisert avstemmingsprosess vil du frigjøre tid og få bedre internkontroll. Vår erfaring er at automatiseringsgraden over tid kan bli så høy som 98 prosent, selv for bedrifter med flere millioner transaksjoner. Det er mange timer spart, for ikke å snakke om alt hodebry og stress de ansatte slipper i hverdagen. Ved å automatisere avstemmingen kan du rydde vekk alt som stemmer, slik at du kan fokusere tid og energi på det som faktisk betyr noe – nemlig avvikene.

Her er våre 5 tips til hvordan du best kan komme i gang med automatiserte avstemminger.

1. Start automatiseringsprosessen med god struktur

Det første du skal jobbe med når du starter en automatiseringsprosess, er å sørge for at du har en god struktur i bunn. Datamaskiner er veldig gode til å håndtere struktur, og så lenge du gir dem gode data og riktige regelsett vil de gjøre en glimrende jobb. Jobb aktivt med dette i starten ved å sørge for at du går inn i alle rutiner og prosesser du har i avstemmingsprosessen. Skaff deg god oversikt over grunnlaget. Du bør planlegge for at dette skal bli faste aktiviteter, da blir det enklere for programvaren å overta.

Et annet godt råd er å starte med det som vil gi deg størst gevinst. Det vil si de oppgavene som krever mest ressurser per dags dato, altså der det er mest å hente ved en automatisering. Se etter de gevinstene som er lette for systemet å overta. Som regel gjelder dette transaksjonsavstemming i lister og selve bankavstemmingen.

Husk å strukturere godt, slik at unntakene blir færrest mulig. Du vil så nærme en håndfri løsning som mulig. Dette arbeidet er tidkrevende, og må pågå over en stund med flere runder for at du skal få optimalisert automatiseringen. Gjør du deg flid med forarbeidet, får du raskere tilgang på gevinsten i andre enden.

2. Sett av nok tid

Det er som nevnt ressurskrevende å komme i gang. De første par månedene kan du ikke forvente at ting skal skje raskere enn før. Faktisk må du kanskje heller forvente det motsatte. Erfaringsmessig vil du bruke 10-20 prosent mer tid i oppstartsfasen enn før. Et nytt system krever en økning i arbeidsmengde. La systemet få tid til å bli en del av rutinen. Det høres kanskje mye ut, men gulroten i andre enden er at arbeidsmengden reduseres betraktelig når overgangen er gjort. Vi i Trintech kan hjelpe deg med utregninger på hvor mye du kan forvente å spare.

Sørg også for at de som skal jobbe med automatiseringsprosessen gis nok tid til å gjennomføre den på en god måte. Her hjelper det nok ikke å leie inn eksterne konsulenter for en rask løsning. Du må stå for dette selv, det er du som kjenner tallene, reglene og dataene best.

3. Involver de ansatte i prosessen

Du gjør deg selv en bjørnetjeneste om du utelater de ansatte fra beslutningsprosessen. Det største hinderet fra å lykkes med automatisering av avstemmingsprosessen er når ledelsen trykker en løsning ned over ansattes hoder som de ikke har lyst til å ta i bruk. For best resultat bør du involvere dem allerede i utvelgelsen system. Får de ansatte en følelse av å ha vært med på beslutningen, blir det lettere å få dem til å gjøre de nødvendige endringene som kreves for å få best resultat.

Vær klar over og vis forståelse for at effektivisering kan være skremmende for mange. Å frykte for jobben sin er ikke uvanlig. Et godt råd her er å henvise til hvilken gevinst de ansatte vil sitte igjen med når automatiseringen er implementert. Hensikten er ikke å bli kvitt ansatte, men å optimalisere arbeidsmengden. Automatisering frigjør tid til kontroll og analyse, og skaper rom for vekst uten å øke bemanningen.

Spill på motivasjonsfaktorer som har direkte innvirkning på de ansattes hverdag: Automatiseringen frigjør mye tid, det blir mindre overtid, mindre stress, de får helgene tilbake, selv i periodeavslutningen, og de kan jobbe med verdiskapende og meningsfylt arbeid, fremfor å utføre repeterende og kjedelige oppgaver. Med dette i bakhodet er det vel lettere å være positivt innstilt for de fleste?

4. Tekniske krav for å starte?

For å bruke Trintechs programvare må du ha et system som kan eksportere data til oss. I utgangspunktet skal ikke dette være en utfordring. Våre løsninger er knyttet tett opp mot 100 av de mest brukte ERP-systemene. Det skal altså godt gjøres å ha et system som ikke snakker med vår løsning for å automatisere bankavstemmingen.

Det er heller ikke til hinder for oss om du bruker flere ulike systemer, det takler vi godt. Du kan for eksempel ha VISMA på konsernnivå og SAP på selskapsnivå, uten at det er et problem. Du kan jobbe i samme løsning hos oss likevel.

5. Gjenta til ønsket resultat er oppnådd

For å oppnå høyest mulig automatiseringsgrad er det avgjørende at du gjør flere runder av prosessene over. Underveis bør du gjøre kontinuerlige vurderinger av hvilke regler du har satt opp for automatiseringen. De beste i bransjen har en automatiseringsgrad langt oppe på 90-tallet. Da har de jobbet med dette over en viss tid, og stadig forbedret reglene og systemet så de sparer mest mulig tid i andre enden.

NB: Selv om det kan være fristende å sette på full automatisering fra starten av, så er ikke dette noe vi anbefaler. Hold heller igjen litt, utfør noen manuelle kontrollpunkt og jobb aktivt med å få korrekte data og regler på plass for automatiseringen.