Transformer periodeavslutningen din ved hjelp av rette ansatte, prosesser, retningslinjer og teknologi

Blogg

Moderniser periodeavslutningen din

I dagens digitaliserte samfunn er det viktigere enn noen gang at bedrifter følger med på endringene for å forbedre effektiviteten, være konkurransedyktige og øke tilliten til periodeavslutningsprosessen. Ved å effektivisere regnskapsprosessene vil man ha mer tid til strategiske og verdiøkende oppgaver for organisasjonen. En vellykket endring skjer ved hjelp av rette ansatte, prosesser, retningslinjer og teknologi. Dersom man fokuserer på alle disse fire komponentene, vil det føre til suksess og bidra til en effektiv drift. For å kunne modernisere periodeavslutningen og få til en endring som fører til kostnadsbesparelser, redusert risiko, forbedret oversiktlighet og optimaliserte ressurser, må teamene legge til rette for disse fire hovedaspektene: ansatte, prosesser, retningslinjer og teknologi.

Ansatte

I følge Trintechs “Financial Close Benchmark” undersøkelse fra 2022, rapporterte 74 % av respondentene at «å tiltrekke og beholde talenter » var den største risikoen for virksomheten de neste 12 månedene. I tillegg viser PwCs «2022 Pulse Survey», at åtte av ni ledere opplever høyere utskiftning av ansatte enn normalt. Derfor kommer det ikke som noen overraskelse at 81 % av økonomidirektørene er bekymret for at høy utskiftning og mangel på arbeidskraft vil påvirke selskapets omsetningsvekst.

Det er vanskelig å finne økonomitalenter i dagens konkurransedyktige arbeidsmarked. Det er derfor avgjørende å styrke teamene dine med prosesser og teknologi som bidrar til at de kan utføre oppgavene sine effektivt. Ved å automatisere periodeavslutningsprosessen får ansatte konsentrere seg om noe annet enn bare manuelle oppgaver, som for eksempel dataregistrering eller transaksjonsavstemming. I stedet bør man legge til rette for at de kan spille en mer strategisk rolle i organisasjonen. Interessen for automatisering tiltrekker og beholder talenter, og gjør organisasjonen din mer konkurransedyktig.

 

People discussing Month-end close over table

Prosesser

En måte å oppnå en mer effektiv periodeavslutning på er ved å standardisere prosessene dine. Ofte prøver organisasjoner å ta i bruk automatisering før de har evaluert prosessene de allerede har. Da vil man fortsette å bruke ineffektive prosesser som kan øke risikoen for organisasjonen.

En effektiv prosess støtter opp under kontrollrammeverket og revisjonstestingen. Ved å standardisere på tvers av flere avdelinger og områder/land er det mulig å gjennomføre mer avansert automatisering og øke effektiviteten.

Ved å gjøre grunnarbeidet og evaluere prosesser sikrer man at når automatisering tas i bruk vil man få en effektiv, pålitelig og nøyaktig rapportering som forbedrer periodeavslutningsprosessen.

Retningslinjer

Retningslinjer som Sarbanes-Oxley, SOX og ulike nasjonale regnskapsstandarder krever et kontrollrammeverk som må defineres, administreres, overvåkes og rapporteres av finansavdelinger. Alle virksomheter har risiko på grunn av bransjen, geografiske lokasjoner, prosesskompleksitet eller teknisk infrastruktur. Etter hvert som du identifiserer disse risikoene blir kontroller satt på plass for å redusere disse, og her vil effektive retningslinjer hjelpe. Retningslinjene definerer de interne reglene som sikrer at den interne driften er presis, for å unngå usikkerhet om hvordan visse forretningspraksiser skal håndteres.

Det er ofte utfordrende å følge opp retningslinjer og sikre at “reglene” overholdes. Komplekse retningslinjer kan føre til prosess- og kontrollfeil som resulterer i den usikkerheten mange økonomidirektører har til tallene sine. Usikkerheten resulterer i manuelle kontroller som fører til mer arbeid og press på medarbeiderne.

Selv om retningslinjene ikke bør bestemmes av teknologien din, kan bruken og forståelsen av teknologien bygge opp en sterkere tilnærming som deretter kan administreres og overvåkes effektivt. Det bør være viktig for å bidra til å utvikle mer effektive retningslinjer, for eksempel en risikobasert avstemmingsprosess eller manuelle journalføringsprosesser.

I kombinasjon med funksjonaliteten til teknologien, vil effektive retningslinjer føre til automatiserte kontroller, redusert arbeidsbelastning og håndhevelse av retningslinjene. Solide retningslinjer skaper tillit til internrevisjoner, eksternrevisorer og økonomiledelsen.

Teknologi

Teknologi bidrar til å digitalisere de manuelle arbeidsoppgavene. Det er viktig å sørge for at økonomiavdelingen forstår den strategiske retningen til organisasjonen og hvor teknologien passer inn. Automatisering alene gir ikke høy avkastning, men automatisering sammen med prosessforbedring og effektivisering av periodeavslutningen gjør det. Implementering av teknologi har blitt avgjørende for dagens arbeidstakere: hvis organisasjonene ikke tilpasser seg, vil de bli sittende igjen med ineffektive, manuelle prosesser.

«Verdien av ny bransjeledende teknologi veier opp for alle risikoene, spesielt når de blir riktig implementert. Organisasjoner som ikke digitaliserer, vil bli forbigått av dem som bruker teknologi som en konkurransefordel.» – Syril Mathai, GM – ServiceNow Practice hos Trintech

Ved å benytte en helhetlig løsning kan økonomiavdelingen automatisere periodeavslutningen og få en effektiv og oversiktlig regnskapsprosess. Automatisering av prosesser og integrering av teknologi er den beste løsningen for å oppnå en effektiv periodeavslutningsprosess.

Grunnlag for endringer

Ved å legge til rette for ansatte, prosesser, retningslinjer og teknologi vil organisasjoner være i stand til å maksimere sin operasjonelle beredskap, og sikre at systemene de har satt på plass er effektive og kan tilpasse seg de endringene som måtte komme.

Med de rette ansatte vil teamene være fleksible og effektive; med de rette prosessene kan teamene sikre nøyaktig og pålitelig rapportering; med de rette retningslinjene vil teamene være trygge på prosessene sine; med den rette teknologien er teamene proaktive og i stand til å dra nytte av automatisering for å redusere tiden brukt på rapportering og bruke mer tid på verdiskapende oppgaver.

Når man har bygget opp et solid grunnlag for periodeavslutningsprosessen, kan man se nærmere på hvordan implementering av en risikobasert tilnærming til prosessene vil spare mer tid og samtidig redusere risiko.

Les «Våre 5 beste råd for å modernisere periodeavslutningen din» her eller last ned e-boken nedenfor for å lære mer.

[cta-content-placement]

Bloggserie – Våre 5 beste råd for å modernisere periodeavslutningen din 

Best Practice 2: Implement a Risk-Based Approach
Best Practice 3: Standardize Processes across Entities and Geographies
Best Practice 4: Optimize with Advanced Automation
Best Practice 5: Build a Collaborative Ecosystem