Få ett automatiserat bokslut med Microsoft Dynamics

I takt med att organisationer växer utvecklas naturligt den teknik som behövs för att stödja tillväxten. Detta kräver att interna system och back-office-team måste hålla jämna steg med förändringstakten.

Ett viktigt område som företag måste prioritera är ERP-system (Enterprise Resource Planning). Detta register fungerar som ryggraden i all finansiell data och – beroende på din bransch – leveranskedja och tillverkningsdata. Målet med en ERP-lösning är att automatisera affärsprocesser för att göra organisationen mer effektiv.

Denna data i ERP-systemet används sedan i hela organisationen för att fatta snabba beslut som påverkar hela företaget. Redovisningsteam är beroende av informationen från huvudboken när de utför avstämningar för att säkerställa att deras interna kontroller uppfylls, precis som att andra delar av ekonomiavdelning är beroende av dessa data för konsolidering, planering och prognoser.

[cta-content-placement]

Organisationer utnyttjar en molnbaserad ERP-plattform, till exempel Microsoft Dynamics, för att påskynda och säkra interna processer. Med en solid grund av GL och System of Record att utgå från kan företag fokusera på att titta efter ytterligare effektivitetsvinster. Genom att ha ett helt optimerat ramverk för bokslutsprocessen kan organisationer förbättra insyn och öka kontrollen.

Förbättrad insyn

Med företagstillväxt kommer komplexitet, och komplexitet ger ineffektivitet. Detta leder till processer som kanske inte längre passar organisationen. Exempelvis kan metoderna som organisationerna förlitar sig på för att spåra och hantera uppgifter under bokslutet bli ineffektiva när företaget växer.

Du kanske vet vad som måste göras och i vilken ordning men hur lätt är det egentligen att veta exakt vart i bokslutsprocessen du befinner dig? Finns det flaskhalsar som måste hanteras? Uppdaterar alla verkligen den delade mappen så ofta som de borde? Kan du exakt förutsäga när bokslutet kommer vara klart och när finansavdelningen kommer ha underlag att gå vidare med? Hur ofta har finanschefen pingat för att veta när nyckelkontona eller högriskkontona kommer att stämmas av?

Många branschledande organisationer har redan standardiserat och centraliserat stora delar av sina processer till ett ERP-system, men deras process vid bokslut kan behöva mer fokus. Ledande organisationer använder lösningar för att kunna spåra och centralisera uppgifterna i bokslutet. De får en överblick över bokslutet och kompletterar centraliserade data i ERP-systemet. Denna förbättrade insyn bidrar till att ytterligare optimera bokslutsprocessen genom att inspektera och anpassa över tid.

Förbättrad kontroll

Avstämningar är en viktig kontroll för den finansiella rapporteringen, så det är absolut nödvändigt att du utvärderar alla balanskonton utöver det grundläggande momentet från banktransaktion till bokning. Vad händer när man kommer lite utanför den beprövade avstämningen? Är dina processer och mallar anpassningsbara för att kunna hantera olika avvikelser? Detta är några viktiga frågor att ha i åtanke när du vill uppnå en ökad kontroll över ditt bokslut.

En framgångsrik taktik är att ha en centraliserad plats för att skapa, underhålla och genomföra avstämningar på ett repeterbart och säkert sätt. Detta börjar ofta med en enkel delad mapp men måste utvecklas i takt med att organisationen växer. Utan ett lämpligt system kan det uppstå frågor gällande kontrollernas kvalitet. Hur verifierar du GL-saldot för en avstämning som inte har ändrats före, under eller efter avstämningen? Vad händer om saldot uppdateras när avstämningen har förberetts och signerats?

Att ha en samlad plats för att slutföra avstämningar utgör grunden för starka kontroller i organisationen; genom att ha kommentarer, anteckningar, avslagsskäl och säkerhetskopiering på ett ställe – som kan hänvisas till revisorer eller interna team efter behov – kan organisationer förenkla den övergripande processen. Detta hjälper också till att öka effektiviteten eftersom varje avstämning efter första gången får en mall för att enkelt följa, signera och skicka för förberedelse.

Adra och Microsoft: Kraftfulla tillsammans

Microsoft Dynamics 365 spelar en viktig roll i hanteringen av den dagliga verksamheten, från hantering av kundrelationer till register för all ekonomisk och verksamhetsmässig aktivitet. Microsoft Dynamics hjälper dig att förbättra ditt ekonomiska beslutsfattande, förena och automatisera dina affärsprocesser och har en strategisk inverkan på verksamheten.

Med den bredd av lösningar som Microsoft Dynamics erbjuder finns det möjlighet till förbättringar av bokslutet på djupet genom ekonomisk transparens, kontroll och effektivitet. För att komplettera Dynamics och hjälpa dig att maximera värdet av din ERP-investering har Trintech skapat en unik Microsoft-certifierad anslutning för Adra Suiten.

Med Adras enhetliga och smidiga integrering med Dynamics kan du enkelt automatisera de delar av processen som annars skulle kräva manuell hantering. Även med flera ERP-instanser kan anslutningen till Dynamics erbjuda realtidsinsyn i ekonomiska processer, så att du kan stänga snabbare och med större tillit till de rapporterade siffrorna.

Författare: Emma Wretman