Blogg

Automatisera flervägstransaktionsmatchning med Adra Matcher

Redovisningsavdelningar har länge stått inför utmaningen att stämma av flera olika datakällor, allmänt känt som flervägsmatchning. I flervägsmatchningsprocessen måste flera datakällor balansera ut varandra för att identifiera avvikelser som kan utgöra risk för företaget.

Med Adra® Matchers nya automatiserade flervägsmatchningsfunktion kan användare ställa in matchningsscenarier mellan tre eller fler uppsättningar data. Dessa scenarier kan köras automatiskt genom import av data till Adra Matcher.

Adra® Matcher Product Broschyr

Automatisera dina transaktioner för ett bättre och snabbare bokslut.

Ladda ner broschyren

Vad är det som är så utmanande med flervägstransaktionsmatchning? 

Det finns flera faktorer som bidrar till komplexiteten i flervägstransaktionsmatchning. I många fall utför redovisningsteam manuellt den här typen av matchning på konton med hög transaktionsvolym. I ett 2-vägsmatchningsscenario kan manuell transaktionsmatchning med hög volym vara en otroligt tidskrävande process med stor sannolikhet för slarvfel och missar.

Att lägga till en tredje källa i matchningsprocessen mer än fördubblar tiden för att manuellt matcha data och undersöka avvikelserna, vilket ytterligare ökar risken för misstag. Det adderar också en ny komplexitetsnivå i matchningsscenariot eftersom det behöver säkerställas att en transaktion matchar alla tre källorna. När företag växer och stämmer av nya källor och högre datavolymer kan en manuell flervägsmatchningsprocess inte effektivt uppfylla företagets avstämningskrav.

Flervägsmatchning i praktiken

Exempel för leverantörsreskontra

Ett exempel på flervägsmatchning är tillverkningsföretag som producerar en mängd olika produkter tillverkade av många delar. För att skapa produkterna måste tillverkningsföretag köpa delar från flera olika leverantörer. Processen för att köpa dessa delar resulterar i en inköpsorder, en mottagningsrapport och en faktura. För att minska risken för potentiellt bedrägeri måste den ansvariga avdelningen för leverantörsreskontra först kontrollera inköpsordern, mottagningsrapporten och fakturan för att sedan verifiera att de beställda delarna matchar med vad som togs emot och fakturerades.

Automating Multi-Way Transaction Matching Accounts Payable Use Case Adra Matcher

Innan Adra Matcher implementeras matchar ansvariga för leverantörsreskontran manuellt alla inköpsordrar till mottagarrapporterna och fakturorna i en 3-vägsmatchning. Den manuella matchningsprocessen utfördes dagligen i Excel, och eftersom dessa dokument hölls i olika system var matchningsprocessen tidskrävande. Med implementeringen av Matcher är det möjligt att automatisera sin 3-vägsmatchningsprocess. Inköpsordrar, mottagningsrapporter och fakturor importeras till Adra och matchas automatiskt dagligen, vilket både möjliggör större transparens och tidsbesparingar.

Exempel från restaurang

Adra Matcher används av ett stort antal restauranger som upplever utmaningar med flervägsmatchning. Ett exempel är en restaurangkedja med flera restauranger över hela USA som nyligen implementerade Adra. Som en del av företagets avstämningsprocess måste ekonomiavdelningen kontrollera att det inte finns några skillnader mellan de transaktioner som registrerats i kassasystemet, kontoutdraget och huvudboken.

Innan Adra Matcher implementerades matchade redovisningsteamet dessa datauppsättningar manuellt i en 3-vägsmatchning. På grund av den stora transaktionsvolymen var processen tidskrävande, risken för slarvfel och missar var hög och det var svårt att hantera avvikelser. Om det fanns en avvikelse var det praktiskt taget omöjligt att knyta tillbaka redovisningstransaktionen till den order som placerats i kassan. Efter implementeringen av Adra Matcher har företaget automatiserat denna matchning vilket resulterat i en kortare stängningsprocess och minskad risk för misstag.

Exempel från e-handel

Ett av de företag som nyligen implementerade Adra är en återförsäljare som driver både tegel- och murbruksbutiker och en e-handelsplats. När beställningar gjordes under pandemin befann sig företaget plötsligt i ett skifte mot en fullständig e-handelsmodell. I likhet med vårt tidigare exempel måste ekonomiavdelningen kontrollera om det finns avvikelser mellan de transaktioner som registrerats i deras beställningssystem, handelsfilen, banken och deras huvudbok.

Automating Multi-Way Transaction Matching E-Commerce Use Case Adra Matcher

E-handelsindustrin har ett extra lager av komplexitet vilket driver flervägsmatchningen till fyra källor. Detta är vanligt för de flesta företag inom e-handel och redovisning utförs i varje steg oavsett om det gäller att beräkna handelsavgifter, sätta upp kundfordringar eller registrera intäkter. Adra Matcher effektiviserar inte bara avstämningsprocessen utan underlättar även dokumentationen av dessa aktiviteter.

Oavsett om din organisation står inför liknande utmaningar eller de som är unika för din bransch kan automatiserad flervägsmatchning gynna komplicerade avstämningsprocesser. Genom att automatisera hela processen minskar du tiden för att slutföra avstämningen och även risken associerad med manuell flervägsmatchning.

Författare: Emma Wretman