Blogg

Lös utmaningar för ditt bokslut med automatisering

Medan många revisorer känner sig bekväma med att hålla sig till status quo för manuella processer, medför de stora utmaningar för företag som vill utveckla och skala upp sin verksamhet. Några utmaningar som finans- och redovisningsteam stöter på när de utför en manuell bokslutsprocess är:

  1. Felaktiga uppgifter som leder till granskningsfel
  2. Brist på tydligt definierade processer för att slutföra bokslutet
  3. Avvikelser mellan försäljningssiffror och intäkt
  4. Försenade avstämningar på grund av justeringar och omklassificeringar
  5. Begränsad insyn på grund av brist på realtidsdata

För att lösa dessa utmaningar finns det några bokslutslösningar som du måste införa i arbetsflödet. Genom att överge din manuella bokslutsprocess får du tillgång till ett av de mest effektiva verktygen du någonsin kommer att använda: automatisering.

Om du är redo att se hur automatisering kan förändra din bokslutsprocess kan du kolla in vårt kostnadsfria webbseminarium: Webinarium: Det digitala bokslutet

1. Minska granskningsfel

De data du använder för att slutföra dina avstämningar kommer ofta från flera källor som till exempel huvudboken, kontoutdrag och kundinbetalningar. Leverantörer skickar sin data och det är upp till dig att förstå de olika och osammanhängande kalkylbladen. Med begränsad tid för att stämma av data tvingas team ibland genomföra bokslutet med vetskapen om att de finns fel i redovisningen på grund av ofullständiga eller felaktiga data.

Dessvärre är en revisors uppgift att hitta misstagen i de finansiella rapporterna. När det är dags att granska data är det medvetna om att fokus behöver riktas mot data som kommer in från olika källor eftersom det är där de största misstagen alltid hittas.

Automatisering kan hjälpa dig att organisera och bearbeta de olika dataströmmarna från början. Genom att ha ett automatiserat system kan team upprätthålla bästa praxis och dokumentera eventuella arbetsflöden och granskningsspår innan revisorerna involveras. Du ägnar mindre tid åt att fumla med kalkylblad och mer tid på att bearbeta avvikelser, justeringar och omklassificeringar.

2. Upprätta tydligt definierade bokslutsprocesser

När COVID-19 tvingade ekonomiavdelningen att göra bokslutet på distans styrde revisorer snabbt mot mer digitaliserade metoder. Även om processen är ganska detaljerad och grundlig är själva bokslutsprocessen fortfarande manuell, vilket kräver att chefen håller dagliga möten för att få statusuppdateringar.

Varför inte effektivisera och effektivisera hela processen? Med automatisering kan du integrera alla steg i en automatiserad lösning, så att du kan fokusera på att framtidssäkra dina processer.

Genom att implementera en lösning för hantering av bokslutet kan team visualisera en steg-för-steg-process där chefer kan tilldela specifika uppgifter till medarbetare, vilket ger ledningen en instrumentpanel som gör att de kan få insyn i realtid.

3. Få bort avvikelser mellan försäljning och intäkt

Kommer du ihåg när de enda typerna av intäkter du var tvungen att redovisa var kontanter, checkar och kreditkort?

I dagens moderna samhälle finns det sannolikt några kunder som aldrig kommer att fysiskt besöka en snabbmatsrestaurang eller livsmedelsbutik någonsin igen. Dessa kunder gör alla sina inköp online och förlitar sig på leveranstjänster för att ta restaurangen eller butiken till dem.

Detta har lett till att betalningarna från leveranstjänster har ökat exponentiellt. Dessutom, när kunderna är missnöjda med sitt köp på grund av leveranstjänsten, betyder det vanligtvis att det är ditt företag som får lida.

Automatisering gör att du kan bearbeta betalningsavvikelser med olika leverantörer snabbare. Det låter dig identifiera och undersöka källan till avvikelserna.

4. Enklare justeringar och omklassificeringar

Den största utmaningen med att stämma av justeringar och omklassificeringar beror på att du arbetar med transaktionen långt efter att den har blivit ett problem. Detta innebär mer arbete när du tvingas backa tillbaka för att hitta dokumentation och justera eller omklassificera transaktionen.

Programvara för finansiell automatisering belyser tvivelaktiga transaktioner i realtid, så att du kan undersöka och lösa dem så snart felet uppstår. Även om justeringar alltid kommer att vara en del av bokslutsprocessen får du mer kontroll över dem så att du kan fokusera uppmärksamheten på viktigare uppgifter, som framtida prognoser eller mer noggrant arbeta underlag för affärsmöjligheter.

5. Etablera bättre kontroll med realtidsdata

Även om du kan få en tillfredställande känsla att bocka av en ruta på en checklista, håller arbetet med dessa manuella lösningar dig bakom tillbaka.

Data är bara lika relevant och exakt som det ögonblick då de publicerades.

För att fatta beslut i realtid måste du hjälpa din organisation att utvecklas, din ekonomiavdelning måste omfamna automatisering.

Få tillgång till data i realtid och utnyttja funktionaliteten i din programvara för bokföring med automatisering. Du kan slå samman dina data från dina system till en centraliserad programvara som gör att du kan ha bättre kontroll över ditt bokslut.

Adra Suiten – Automatisering för dagens bokslut

Från att minska granskningsfel till att etablera kontroll med data i realtid täckte vi bara fem sätt som automatisering kan förhindra bokföringsfel. Adra® Suite of financial software solutions automatiserar och effektiviserar ditt bokslut så att du slipper spendera onödig tid och energi på föråldrade manuella processer.

  • Matcher minskar tiden du spenderar på transaktionsmatchning.
  • Balancer gör avstämningsprocessen enklare genom automatisering.
  • Task Manager gör det möjligt att arbeta mer effektivt genom att se teamets framsteg.
  • Analytics ger dig full insyn i din bokslutsprocess genom oändliga rapporteringsfunktioner.

Om du är redo att byta ut en manuell bokslutssprocess mot en automatiserad, låt oss prata om hur Adra® kan hjälpa dig att optimera och automatisera organisationens redovisning.

Författare: Emma Wretman