Säkerställ compliance: Så planerar du för ditt nästa bokslut

Thomson Reuters publicerade en artikel om 10 saker som Compliance Officers (regelefterlevnadsansvariga) behöver tänka på under 2021. I artikeln tog Senior Regulatory Intelligence expert Susannah Hammond upp några av utmaningarna under 2020, bland annat hur Compliance Officers inom finansiella tjänster tvingades hantera den globala pandemin parallellt med företags befintliga problem med att upprätthålla compliance.

“Nu mer än någonsin måste företagets Compliance Officers vara i framkant när det gäller att förbereda sina företag för alla möjliga scenarier.” – Susannah Hammond, Senior Regulatory Intelligence Expert

Hammond fokuserade sin artikel på finansbolag och byråer men compliance är en viktig aspekt för alla företag som vill vara förberedda, inte bara inom närmaste framtiden utan även långsiktigt.

De flesta bolagsstyrelser lägger dessvärre inte särskilt mycket tanke på riskreducering.

En McKinsey -undersökning fann att de flesta styrelser bara spenderar cirka 9 procent av sin tid på att utforska riskfaktorer och endast 6 procent ansåg att de hanterade sina finansiella risker effektivt.

Minska risker & förbättra effektiviteten med interna finansiella kontroller

För en effektiv compliance måste du ha en väldokumenterad och detaljerad bokslutsprocess. På så sätt kan du identifiera risker i ditt bokslut och skapa väldefinierade interna kontroller.

Interna kontroller hjälper organisationer att bli mer effektiva samtidigt som risken för att bryta mot lagar eller begå bedrägerier minskar. Genom att implementera dessa interna kontroller kan du:

• Öka tillförlitligheten i den finansiella rapporteringen
• Förbättra compliance genom att tillämpa lagar, förordningar och policys
• Öka effektiviteten i din redovisningsprocess

Genom att implementera och följa dessa interna kontroller kan ekonomiavdelningarna fullgöra sina skyldigheter och ge en ökad trygghet om att de uppfyller externa och interna krav på ekonomisk compliance.

I takt med att efterfrågan på finansiella kontroller ökar är det viktigt att förstå hur du implementerar kontrollaktiviteter för att effektivisera dina processer och bättre identifierar dina risker.

Läs mer om implementering av finansiella kontroller och åtgärder för compliance som gör att din organisation kan stänga böckerna snabbare och noggrannare genom att ladda ner vår e-bok: A Guide to Control and Compliance.

Hur du förhindrar vanliga finansiella risker

Syftet med interna kontroller är att minska de risker som identifieras, men det är lika viktigt att din personal förstår riskerna och hur man förebygger dem.

Genom att implementera dessa enkla interna kontrollaktiviteter kan ditt team övervaka, utvärdera och förbättra kontroller och saldon:

• Existens – Allt lager finns i balansräkningen vid stängning.
• Fullständighet – Alla tillgångar, skulder och eget kapital finns i de finansiella rapporterna.
• Förekomst – Alla registrerade transaktioner inträffade faktiskt.
• Rättigheter & Skyldigheter – Din organisation har rätt att äga och använda alla tillgångar och skulder som finns i de finansiella rapporterna.
• Saldo – Alla saldon och fördelningsjusteringar registreras korrekt.
• Cut-off – Alla registrerade transaktioner ägde rum under rätt räkenskapsperiod.

De viktigaste elementen i interna finansiella kontroller

Den vanligaste ramen för intern kontroll är COSO som tillhandahålls av Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission. Organisationen är ett gemensamt initiativ av organisationer inom den privata sektorn som arbetar för att tillhandahålla ett ledarskapskoncept som bekämpar företagsbedrägerier.

COSO fastställer fem viktiga delar av de interna kontrollerna för att kunna uppfylla compliance.

Kontrollmiljön är grunden och sätter tonen för alla andra interna kontrollaktiviteter genom att ge dig insyn i dina potentiella risker.

Riskbedömning innebär att identifiera och analysera risker som hindrar dig från att uppfylla dina mål. Riskerna inkluderar:

• Bedrägeri
• Manuella fel
• Delade kalkylblad
• Diffust personalansvar
• Otydliga policys och processer

Information och kommunikation är en viktig del som avgör hur väl din ekonomiavdelning informeras om interna kontrollaktiviteter, deras syften och när de uppdateras.

Specialbyggda IT-system möjliggör övervakning av din bokslutsprocess så att du kan identifiera och motverka flaskhalsar när du testar och justerar kontrollaktiviteter.

Kontrollaktiviteter är de definierade processer som är utformade för att minska dina identifierade risker. Exempelvis:

• Transaktionsmatchning som minskar manuella processer och fel
• Granskningsspår som förhindrar personal från att komma åt filer eller data utanför sina roller

Stärk dina interna finansiella kontroller

När du utför ditt bokslut är snabbare inte alltid bättre. Att stärka dina interna kontroller är viktigt för att se till att ditt bokslut blir korrekt och inte bara snabbare. För att stärka dina interna kontroller, följ dessa enkla steg:

1. Skapa en risk- och kontrollmatris. Dokumentera dina processer och identifiera relaterade risker. Skapa interna kontroller som minskar dessa risker till en acceptabel nivå och granska dessa kontinuerligt.
2. Integrera dina kontroller. Dina interna kontroller bör bäddas in i dokumentationen så att de används konsekvent i dina dagliga aktiviteter.
3. Övervaka din kontrollprestanda. Genom att övervaka dina risker och kontroller kan du utveckla ett högkvalitativt internt kontrollsystem som minskar riskerna till en rimlig kostnad.
4. Automatisera dina kontroller. Se till att dina kontroller automatiseras och stöds av ditt ERP-system för att effektivisera dina processer och minska risken för fel.

Stärk dina interna kontroller och automatisera dina arbetsflöden med Adra för att säkerställa ett enkelt och smidigt bokslut. Om du är intresserad av att lära dig mer om hur du kan få mer tillförlitliga kontroller med Adra: Boka en demo här.

Författare: Emma Wretman