Så blir du bättre rustad för bokslut på distans

Blogg post

Bokslut associeras i många fall med stress, oro och ångest – och det av förståeliga skäl. Redovisningsteam saknar ofta de resurser som krävs för att kunna förbereda sig fullt ut. Att dessutom genomföra processen på distans ökar både risker och sannolikheten för misstag.

I bästa fall? Det du förlorar är bara tid. Med manuell datainmatning och med data som strömmar in från flera olika källor finns det en hög risk för misstag och fel bland sifforna. Att behöva identifiera och lösa felen kan leda till förlorad tid (och kostnader för löner).

I värsta fall? Bokslutsprocessen stoppas på grund av misstag och felkommunikationer orsakat av distansarbete. Detta kan skapa spänningar mellan ledningen, redovisningsgruppen, revisorerna och externa intressenter.

För att undvika dessa scenarier och andra konsekvenser som manuella metoder kan få, framför allt under distansarbete, måste du förbättra interna kontroller och minska riskerna. Det bästa tillvägagångssättet för detta är genom att använda bästa praxis och introducera automatiserad redovisningsteknik i din bokslutsprocess. Med en automatiserad bokslutsprocess kan du lösa de flesta avvikelser i bokslutet och dessutom gör det att du kan vara väl förberedd för revisioner.

Anpassning till distansarbete

Bokslutsarbete på distans är fortfarande ett relativt nytt koncept och det är ingenting som kommer försvinna inom snar framtid. Du måste vara beredd på att kunna arbeta på distans, oavsett vilken bransch du arbetar i. Några av de vanligaste riskerna och utmaningarna inkluderar:

Att vara oförberedd
Brist på insyn
Inget ägarskap av uppgiften

För att motverka dessa utmaningar måste du vidta åtgärder som ser till att du har allt du behöver för ett välfungerande boklsut på distans.

Minska dina risker. Full insyn hjälper dig att identifiera de uppgifter som kan orsaka de största problemen oavsett om det är gäller avstämningar, en ERP-rapport eller poster.

Stärk ditt team. En process som uppmuntrar och gör det möjligt för ditt team att identifiera och ta ansvar för sina egna uppgifter skapar ett starkare bokslut.

Implementera redovisningsautomation. Ingen på din ekonomiavdelning började med förhoppningen om att de skulle tillbringa resten av sin karriär med att arbeta med föråldrade processer i kalkylblad. Låt dem arbeta med arbetsuppgifter som verkligen utmanar dem genom att automatisera långdragna och rutinbaserade uppgifter.

Genom att implementera dessa metoder förbereder du organisationen bättre för nästa bokslut på distans. För att se hur Adra by Trintech kan hjälpa dig, klicka här eller boka en gratis demo så berättar vi mer.

Fördelarna med redovisningsautomation

Förutom att minska fel från manuell datainmatning och påskynda din bokslutsprocess kan automatisering av ditt bokslut förbättra dina kontroller och minska riskerna.

Gör mer med mindre. Den markanta ökningen av e-handel under de senaste två åren har lett till en massiv ökning av tredjepartsleverantörer, vilket innebär att man måste kunna hantera avstämningar för många fler transaktioner utan att behöva öka personalstyrkan. Automatisering hjälper dig att förbättra kvaliteten och tillförlitligheten för dina data utan att tvingas öka arbetsbelastningen.

Konsolidera dina data. Att samla in finansiella data på traditionella sätt kan vara extremt tidskrävande och svårt. Automatisering gör att du kan utveckla standardiserade arbetsflöden som gör insamling av data snabbt, effektivt och intuitivt.

Öka insynen i dina processer. Manuella processer innehåller vanligtvis urklipp och checklistor som kan leda till att små men betydande uppgifter förbises. Med automatisering kan du skapa processer som kräver officiella signeringar, vilket säkerställer mer transparens i din bokslutsprocess och mer exakt ekonomisk rapportering.

Uppfyll efterlevnadskrav. När finanslagarna blir mer komplicerade blir behovet av interna policyer som säkerställer korrekt data ännu viktigare för din rapportering. Minska riskerna med automatiserad programvara för redovisning genom att kunna skapa processregler, granskningsspår och ägarskap av uppgiften.

Bästa praxis för att förbereda revisioner på distans

Redovisningsautomation kan även hjälpa dig att vara väl förbered för revision. Revisioner behöver inte vara den process som alla fruktar. När processen utnyttjas på rätt sätt kan den ha enorma fördelar för din organisation. Här är några av de fördelar som revisioner kan ge:

Säkerställer efterlevnad av regler och policys
Identifierar operativ ineffektivitet
Fastställer lämpliga interna kontroller
Identifierar kostnadsbesparingar
Granskar IT-system och teknik

Dessa fördelar är alla avgörande för att ditt redovisningsteam ska lyckas, särskilt i den del av dagens arbetsmiljö som är på distans.

För att hjälpa dig att uppnå dem finns det några rekommenderade metoder du kan följa för att få ut mesta möjliga av en revision på distans:

Ta vara på konstruktiv kritik. Revisioner är inte utformade för att straffa, de är utformade för att göra dina redovisningsmetoder mer effektiva. Så passa på att lära dig av feedbacken.
Förbättra dina processer. Revisioner tenderar att avslöja brister i arbetsflödet. Använd den här kunskapen för att förbättra dina processer genom att göra dem centraliserade, konsoliderade och sammanhängande. Detta kommer att leda till en mer korrekt finansiell rapportering.
Förenkla överlämningen av information. Dagens distansarbete innebär att du behöver ett bättre sätt att tillhandahålla nödvändiga uppgifter till revisorn. Se till att de har enkel åtkomst via molnet så att de kan se all relevant information från sitt hem eller kontor.

Vill du veta mer?

Titta på vårt webbinarium: Hur jobbar Hanza Shared Service Center med sitt bokslut när arbetet sker på distans?

Läs blogginlägget: Lös utmaningar för ditt bokslut med automatisering

Så hjälpte Adra Torchy’s Tacos att lösa sina bokslutsutmaningar

När Torchy’s Tacos meddelade att de skulle öppna 20 nya butiker varje år under de kommande fem åren visste redovisningsteamet att de stod inför en utmaning. De hade redan svårt att hålla jämna steg med sin manuella avstämningsprocess och den planerade tillväxten hotade att överväldiga dem.

För att hjälpa dem att anpassa sig till sin snabba tillväxt och förbereda för framtida revisioner samarbetade de med Adra by Trintech för att automatisera sin transaktionsmatchning. De ville ha en lösning som kunde hjälpa dem att skapa bättre kontroller för sin revision.

Adra-Suiten hjälpte dem att få kontroll och förbereda sina revisioner genom att:

Öka insynen
Öka noggrannheten i avstämningar
Minska manuella metoder
Minska kostnader och spara tid

Klicka här för att läsa vår case study om Torchys Tacos och hur Adra erbjöd lösningar för deras bokslutsutmaningar som gav en bra ROI.

Hur Adra hjälper dig att sköta ditt bokslut på distans

För att få ett lyckat boklsut, oavsett om det är på plats eller på distans, måste du ha arbetsflöden och processer på plats som gör att du kan lyckas. Genom att använda den automatiserade programvaran för bokslut som finns i Adra Suiten kan du lösa dina mest komplexa utmaningar effektivare och är bättre förberedd för alla typer av revisioner.

Boka en gratis demo så berättar vi mer om hur Adra Suiten kan hjälpa dig.

Författare: Emma Wretman