5 steg till en riskbaserad policy för kontoavstämning

För att organisationer ska kunna minska kostnaderna för sina ekonomi- och redovisningsteam är det viktigt att hitta balansen mellan att minska arbetsbelastningen och samtidigt behålla kontroll och noggrannhet i processen för balansavstämning. Företag vill därför i allt högre grad implementera globala och riskbaserade bedömningspolicys för kontoavstämning.

Genom att använda en riskbaserad metod för avstämningar kan resurser fokuseras på högriskkonton vid balansräkningarna, medan uppgifter med lägre risk kan utföras mindre frekvent. Med ett globalt tillvägagångssätt kan processen standardiseras, rationaliseras och lämpliga åtgärder kan vidtas beroende på risken. Dessutom kan programvara för variansanalys komplettera utvecklingen av kontoavstämningspolicyn, så att ekonomiteamet konsekvent kan identifiera luckor och arbeta för att överbrygga dem, vilket ytterligare minimerar finansiella risker.

Flera globala organisationer, som exempelvis Carlson Wagonlit (CWT), har genomfört liknande projekt. Baserat på deras erfarenheter kommer här fem steg till bästa praxis för riskhantering för att hjälpa till att utveckla en standardiserad, global och riskbaserad policy för kontoavstämning.

5 tips för en riskbedömning och riskreducering av kontoavstämning

Steg 1: Definiera dina avstämningar

Utöver att klargöra krav och rutiner kan en policy för kontoavstämning fungera som ett utbildningsdokument för anställda. Riktlinjer och kriterier är mer benägna att följas när individer fullt ut förstår vikten och relevansen av en process – vilket också minskar sannolikheten för motstånd till förändring. Det rekommenderas därför att ge en översikt över varför avstämningar utförs och exakt hur en balans ska underbyggas.

Att beskriva viktig terminologi kan också göra det enklare att förstå principen. Vad är till exempel din definition av ett ”avstämningsobjekt”? Måste alla konton vara helt avstämda eller bara under en viss nivå? Vilken specifik uppdelning av uppgifter är acceptabel för förberedelse och granskning av en avstämning?

Steg 2: Fastställ riskbaserad kontoavstämningspolicy

Nästa steg är att bestämma hur riskvärderingen för ett konto påverkar dess hantering. Nyckeln här är att framgångsrikt uppnå en balans mellan att minska den totala arbetsbelastningen och upprätthålla kontrollen över processen. Till exempel, genom att kräva att endast högriskkonton stäms av varje månad kommer det finnas mer tid för att undersöka eventuella skillnader snarare än att spendera sin tid på att stämma av nollbalanskonton.

[cta-content-placement]

Ett lågriskkonto behöver kanske bara stämmas av på årsbasis, medan ett högriskkonto kan behöva prioriteras varje månad. Riskvärderingen kan också avgöra vilken nivå av godkännande som krävs i arbetsflödet.

Steg 3: Upprätta definitionen av låg- och högriskkonton

Därefter måste kriterier för att identifiera risken för ett konto vara tydligt fastställd. För att uppnå detta är det viktigt att ha möjlighet att bestämma riskvärderingar löpande. Om statiska klassificeringar används kan annars en oförklarlig post med högt värde på ett lågriskkonto inte granskas på tolv månader.

Riskvärderingar kan drivas av flera faktorer relaterade till ett konto. Ett lågriskkonto kan till exempel baseras på avvikelsen från månad till månad i saldot eller skillnaden mellan huvudboken och balanser i underkonton. Å andra sidan kan ett högriskkonto definieras av ett debetsaldo som finns när kredit förväntas, om det har förekommit en högre avvikelse än vanligt i kontots saldo eller om samma avstämning misslyckades med en inbördes granskning under föregående period.

Dessa dynamiska riskbedömningar av kontoavstämningar bör utvärderas löpande för att säkerställa att inget blir förbisett.

Steg 4: Använd automatiserad programvara för balansavstämning

Teknik kan användas för att underlätta implementeringen av en global kontoavstämningspolicy. Genom teknik går det att tillämpa standardiserad bästa praxis för riskhantering vilket i sin tur kommer att underlätta användningen.

Användare kan meddelas automatiskt när risklassificeringen för ett av deras konton ändras baserat på en varians, materialitetströskel eller aktivitetsnivå. Detta gör riskvärderingen mer transparent och objektiv.

Sammantaget stöder automatisering som utvecklats specifikt för att minska risken (som Trintech’s Risk Intelligent Robotic Process Automation™ ) en mer effektiv och ändamålsenlig kontoavstämningsprocess, där flera kunder minskar både risk och kostnader samtidigt.

Steg 5: Öka riskreduceringen ytterligare med programvara för variansanalys

Det sista viktiga steget till en grundlig riskbaserad kontoavstämningsprocess är den kontinuerliga analysen av variansrapporter. Vanligtvis körs variansrapporter vid periodens slut när det finns betydligt mindre möjlighet att minimera effekten av avvikelser som identifierats. Genom att automatisera denna process med programvara för variansanalys kan ekonomi- och redovisningsteam proaktivt hitta och mildra riskområden och på så sätt minska organisationens riskprofil.

Sammanfattningsvis ökar finansiella risker markant för en organisation som slutför processen för kontoavstämning i kalkylblad och arbetar med manuella metoder. Automatisering är nyckeln till att effektivt utföra riskbedömningar av kontoavstämning och på så sätt kunna minska risken under hela processen.

Författare: Emma Wretman