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Wie sich RPA in Finanzabteilungen erfolgreich einsetzen lässt

Einsatz einer zukunftssicheren Lösung

Finanzabteilungen setzen verstärkt auf Automatisierung, um Mitarbeiter zu entlasten und Kosten zu sparen. Schnellen Erfolg bei vergleichsweise geringen Kosten verspricht Robotic Process Automation (RPA). Doch sind RPA Bots langfristig eine zukunftssichere Lösung?

Die strategische Funktion von Finanzabteilungen im Unternehmensgefüge wird immer wichtiger. Unternehmen setzen daher verstärkt auf Automatisierung, um diese zu entlasten und ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben einzuräumen. Ein RPA-Tool ermöglicht dies, indem es sich wiederholende manuelle Arbeitsprozesse mithilfe regelbasierter Strukturen automatisiert, z. B. wiederholte Dateneingaben oder Downloads und Uploads in ERP-Systemen.

RPA in der Finanzabteilung

In der Vergangenheit war die Verwendung von RPA auf die Fertigungs- und Versicherungsbranchen beschränkt. Die Anwendung von RPA hat sich jedoch inzwischen verschoben. Laut einer kürzlich durchgeführten EY-Umfrage[1] gaben 65% der befragten Finanzfachleute an, dass die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen sowie die Integration von Agilität und Qualität eine wichtige Priorität für die Finanzfunktion von morgen darstellt.

In der Praxis wird RPA für Finanzprozesse im deutschsprachigen Raum bisher noch zögerlich eingesetzt, wie die Studie „Digitalisierung im Rechnungswesen 2019“ der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft KPMG in Zusammenarbeit mit der Ludwig-Maximilians-Universität München zeigt. An der Befragung nahmen 151 Finanzentscheider online teil. Ergänzend führten die Studienverantwortlichen 14 persönliche Experteninterviews mit CFOs und Chief Accountants deutscher, österreichischer und Schweizer Unternehmen. Lediglich 4 Prozent der befragten Unternehmen nutzen bereits flächendeckend regelbasierte Systeme wie RPA, 13 Prozent haben erste Pilotprojekte gestartet, während 5 Prozent den Einsatz konkret planen und 12 Prozent noch darüber diskutieren. 43 Prozent gaben an, den Einsatz von RPA derzeit nicht zu planen und 14 Prozent ist der Mehrwert der Technologie unbekannt.

Es ist wichtig, sich an den Zweck und die Stärke von RPA zu erinnern während die Automatisierung der Finanzabteilung voranschreitet.

Der Zweck von RPA

Geht es um die Automatisierung einiger repetitiver Aufgaben, sind RPA Bots eine großartige Ergänzung für die Finanzabteilung. Finanzverantwortliche sollten sich jedoch wie bei jedem Tool über die Herausforderungen im Klaren sein. In der Regel erledigt ein Bot nur eine Aufgabe. Für komplexe Finanzprozesse werden daher viele verschiedene Softwareroboter benötigt. Dies bringt einige operative Stolpersteine mit sich. So müssen RPA Bots regelmäßig instand gehalten und angepasst werden, beispielsweise bei ERP Updates. Hinzu kommt der Compliance-Aspekt: Wer kontrolliert, ob die Bots das tun, was sie tun sollen? Ein weiteres Risiko ist der zugrundeliegende Prozess, der mit RPA effektiver werden soll. Schlechte Prozesse durch einzelne RPA Bots zu beschleunigen, birgt enorme Risiken und wirkt wie ein Heftpflaster, da der Prozess an sich nicht verbessert wird.

Nahtlose End-to-End-Automatisierung erreichen

Unternehmen, die die digitale Transformation suchen, können sich mit einer nahtlosen End-to-End-Automatisierung optimal für die Zukunft aufstellen. Während RPA-Bots den manuellen Aufwand reduzieren, der in vielen Unternehmen trotz ihres ERP-Systems anfällt, werden hier nur einzelne Aufgaben anstatt mehrerer Prozesse parallel behandelt. Mit einer von RPA unterstützten End-to-End-Automatisierungslösung können Sie Prozesse effektiv standardisieren und manuelle Aufgaben erheblich reduzieren. Wenn Sie die gleiche Anzahl von Aufgaben, die in einer End-to-End-Lösung verarbeitet werden, nur mit RPA-Bots automatisieren würden, müsste eine übermäßige Anzahl von Bots verwendet, regelmäßig überprüft und gewartet werden. Es ist sinnvoll, RPA-Bots zu verwenden, um Lücken zu schließen, z. B. Aufgaben in Ihrem ERP als erledigt zu markieren. Für eine langfristige, skalierbare Automatisierung sollte man sich jedoch nicht darauf verlassen.

Mit Cadency by Trintech gelingt es, einen Großteil der manuellen Tätigkeiten während des Finanzabschlusses zu automatisieren und RPA gezielt einzusetzen. RPA-Konnektoren für Systeme von Drittanbietern stellen sicher, dass die notwendigen Informationen durch die Softwareroboter erhoben und an Cadency weitergegeben werden. Als umfassende Record to Report (R2R)-Lösung arbeitet Cadency eng mit dem ERP zusammen um ein effektives Kontrollsystem zu etablieren. Die Steuerung der Aufgaben erfolgt dabei von einem zentralen Ort aus. RPA-Bots sammeln automatisch Dokumente und Anhänge für die jeweiligen Kontenabstimmungen und nutzen den Konnektor, um diese den jeweiligen Abstimmungen hinzuzufügen. Zusätzlich senden die Bots Journalbuchungen ins ERP-System. Finanzmitarbeitern bleibt dadurch viel Arbeit erspart. Sie müssen nicht mehr manuell Dateien lokalisieren und sie in die R2R-Lösung laden, was den Arbeitsaufwand im Buchungsperiodenabschluss erheblich reduziert. Ihr Team muss Dateien nicht mehr manuell suchen und in die Lösung laden, was den Aufwand für Finanzabschluss erheblich reduziert.

RI RPA in der Finanzabteilung

Trintech ist seit mehreren Jahren führend im Bereich RPA und wurde von Gartner 2018 als Vorreiter im Bereich Risk Intelligent RPA (RI RPA) eingestuft. Als Weiterentwicklung des RPA-Ansatzes übertrifft RI RPA das klassische RPA, da es den Prozess mit einem effektiven Kontrollrahmen untermauert und alle wichtigen Kontrollkomponenten vereinheitlicht. RI RPA ermöglicht einen klaren Audit-Trail für Compliance-Initiativen und treibt weitere Effizienzsteigerungen voran, indem es wichtige Abstimmungs- und Abschlussaktivitäten innerhalb eines Kontrollsystems verwaltet. Das Risikolevel einer Aktivität bestimmt dabei den Handlungsplan des Finanzteams. Ein Beispiel aus dem Finanzabschlussprozess: Weist ein Konto mit geringem Risiko, auf dem keine Aktivität erwartet wird, plötzlich Transaktionen auf, bemerkt RI RPA diese Veränderung und benachrichtigt einen Finanzmitarbeiter. Dieser muss nun untersuchen wie es zu dieser Unregelmäßigkeit kam. Der Einsatz von RI RPA führt nicht nur zu geringeren Kosten und weniger Fehlern, sondern auch zu einer verbesserten Compliance durch die Überprüfung, Automatisierung und das Auslösen von Benachrichtigungen.

Fazit

Wird RPA sinnvoll und durch Experten begleitet eingesetzt, kann es für einige Aufgaben eine gute Lösung sein, da es  Finanzabteilungen durch Beschleunigung der Abläufe und Reduzierung der manuellen Aufwände entlastet. Um sich zukunftssicher aufzustellen, sollten Finanzverantwortliche ihre Automatisierungsstrategie jedoch langfristig ausrichten. Es ist nicht nötig, dafür das bestehende Datenmanagement-System komplett auszutauschen. Mithilfe von intelligenten Kontrollsystemen wie Cadency kann aufbauend auf der bestehenden IT-Infrastruktur eine automatisierte Kontrollinstanz eingeführt werden. So können signifikant Kosten eingespart, Finanzabteilungen entlastet und unternehmensweite Compliance-Richtlinien automatisiert abgesichert werden.

[1] EY  (April 11, 2019). : “Is the future of finance new technology or new people?”. Retrieved March 4th, 2020, EY