Robotic Process Automation im historischen Kontext

Von einsträngiger Produktion zu hochspezialisierten Arbeitsabläufen

Viele großartige Erfindungen entfalten nie ihr volles Potenzial, es sei denn jemand entdeckt eine neue, innovative Verwendung für sie. Das aktuelle Aufkommen von Robotic Process Automation (RPA) ist ein Beispiel einer alten Erfindung, die auf neue Art und Weise eingesetzt wird – das traditionelle Fließband. In diesem Blogeintrag erkunden wir die Geschichte von Robotic Process Automation, angefangen bei den einstigen einsträngig arbeitenden Handwerkern alter Zeiten und endend bei den hochspezialisierten Finanzexperten von heute.

Um der Analogie des Fließbands getreu zu bleiben, lässt sich eine wichtige Gemeinsamkeit zwischen Finanzteams und Produktionsunternehmen feststellen:

Verlässliche, fehlerfreie Finanzberichte sind das „Endprodukt“ von Finanzteams so wie ein vollendetes und marktfertiges Produkt das Endprodukt eines Herstellungsunternehmens ist.

Die Verantwortung von Finanzexperten liegt nicht nur darin, Konten abzustimmen, Journalbuchungen zu verwalten und Berichte über die finanzielle Gesundheit ihres Unternehmens zu erstellen. Ihre Hauptaufgabe ist es, sicherzustellen, dass das Endprodukt – die Finanzberichte selber – die aktuelle finanzielle Verfassung und die Aussichten des Unternehmens mit höchster Genauigkeit reflektiert. Die Finanzberichte sind ihr „fertiges Produkt;“ die Genauigkeit und Verlässlichkeit der Daten in diesen Berichten sind direkte Indikatoren über die Effizienz ihrer Prozesse, das Level ihrer Kompetenz und die Effektivität ihrer Maßnahmen zur Qualitätssicherung. Aktuelle Standards und Prozesse helfen F&A-Teams dabei, Strategien zu entwickeln, um Ihre Arbeit in Zukunft effizienter und effektiver auszuführen.

Das Fundament der Automatisierung

Vor der Industriellen Revolution haben Handwerker alle Phasen der Herstellung eines Produkts selber ausgeführt. Die Produktion verlief einsträngig, wobei jeweils nur ein Produkt zur Zeit in Serie angefertigt wurde. In historischen Nachstellungen und in Dörfern aus der Kolonialzeit lassen sich der Silberschmied, Kerzenmacher und Schuster antreffen – jeder darauf spezialisiert, ein einziges Produkt von Anfang bis Ende selber herzustellen.

Die danach entstandene Erfindung der Fertigungsstraße hat die Spezialisierung auf bestimmte Arbeitsprozesse und größere Verarbeitungsmengen möglich gemacht. Bei der Fließbandarbeit wird keine Expertise über den gesamten Herstellungsprozess benötigt, sondern nur über eine Phase der Produktion, was es erleichtert, die Arbeit im Falle des Wegfalls eines Mitarbeiters auf einen neuen zu übertragen. Der Begriff „Automatisierung von Arbeitsabläufen“ stammt aus der Era der Industriellen Revolution und wurde in den 1990er Jahren im Kontext der Eliminierung von manuellen Dateneinträgen verstärkt verwendet (1).

Die Produktion am Fließband ist ein Emblem der Automatisierung von Arbeitsabläufen. Fehlerraten werden durch automatisierte Prozessabläufe bei sich wiederholenden, vorhersehbaren Aufgaben stark reduziert. Durch die Automatisierung einzelner Arbeitsschritte gewinnt die Gesamtproduktion an Genauigkeit, wodurch Fehler und Korrekturen reduziert werden und die Gesamtqualität des Produkts steigt.

Die Entwicklung der Fließbandarbeit

Die Produktfertigung hat seit der Industriellen Revolution eine immense Entwicklung durchgemacht. Das Finanz- und Rechnungswesen befindet sich gerade in einer ähnlichen Transformation.

In vielerlei Weisen sind die heutigen Finanzexperten den damaligen „Handwerkern“ sehr ähnlich – ihre täglichen Aktivitäten werden mit Tools wie Excel und Emails verrichtet, wobei sich ihr „Handwerk“ auf Kontenabstimmung, Journalbuchungen und Aufgaben, die relevant für den Finanzabschluss sind, bezieht. Sie sichten die Quelldaten selber, rationalisieren diese Daten, exportieren die Informationen in Excel-Tabellen und setzen dann einen Haken hinter ihre erledigte Arbeit.

Es gibt jedoch mehrere grundlegenden Schwachstellen des „Handwerks“-Ansatzes im Finanz- und Rechnungswesen: (a) die Qualität der Arbeit variiert je nach Mitarbeiter; (b) die Verarbeitungsmenge variiert je nach Kapazitäten der zuständigen Mitarbeiter, daher ist die Arbeitsverteilung unausgeglichen; (c) da diese „Handwerker“ den Großteil des für die Arbeit wichtigen Wissens in ihren Köpfen abspeichern, geht dieses verloren, wenn die Mitarbeiter das Unternehmen verlassen.

 

Selbst das Fließband der heutigen Zeit ist immer noch komplett abhängig von Menschen, die ihren kleinen Teil der Gesamtarbeit verrichten, bevor das Produkt zum nächsten Mitarbeiter weitergeleitet wird. In einer Automobilproduktionsstätte schweißt der Schweißer den Kotflügel an das Gehäuse, bevor es an den nächsten Mitarbeiter zum nächsten Arbeitsschritt weitergegeben wird.

Doch was das Fließband der heutigen Zeit von seinen Vorgängern unterscheidet, ist der Einsatz von Robotern für vorhersehbare, sich wiederholende Aufgaben. Dieser Gebrauch von Automatisierung hat zu unübertroffenen Leveln an Produktivität geführt und zugleich die Qualität der Arbeit gesteigert. Nehmen wir das vorherige Beispiel des Schweißers. Dieser Mitarbeiter, egal wie fähig, wird irgendwann einen menschlichen Fehler machen, ob durch Ablenkung oder eine falsche Einschätzung. Wenn dieser Schweißer sich entscheidet, das Unternehmen zu verlassen, nimmt er/sie sein angehäuftes Wissen, was durch das Schweißen von tausenden Teilen über Jahre entstanden ist, mit sich, wie bereits erwähnt. Der Einsatz von Robotertechnologie kann diesen Risiken entgegenwirken.

RPA weist den Weg

Wie kann die Nutzung von moderner RPA-Technologie die „Fertigungsstraße für Finanzberichte“ optimieren? Finanzexperten verbringen Unmengen an Zeit damit, manuelle Prozesse zu erledigen, anstatt wertschöpfende Initiativen zu entwickeln.

Der Einsatz von individuell konfigurierbarer Robotic Process Automation würde Finanzmitarbeiter von der manuellen Datenabstimmung befreien und sie davon erlösen, wertvolle Zeit mit der Abstimmung von Konten, die keine wesentliche Veränderung zwischen den einzelnen Buchungszeiträumen aufweisen, zu verbringen. RPA ist analog zu den heutigen Werkrobotern – sie spezialisiert sich auf sich wiederholende, vorhersehbare und hochspezifische Aufgaben.

Man könnte sich nun natürlich fragen, warum die Roboter nicht einfach die gesamte Arbeit erledigen können, wenn diese vorhersehbar ist und durch Regeln bestimmt wird. Vielleicht wird dies eines Tages möglich sein. Die Wahrheit ist, dass die Arbeit zwar von US GAAP und IAS überwacht wird, doch menschliche Eingriffe an einigen kritischen Stellen, die nicht durch diese Standards abgedeckt werden, notwendig sind. Daher sind die Finanzexperten eines Unternehmens seine wertvollste Ressource. Wenn eine Ausnahme eine Erklärung oder Interpretation verlangt, werden hochqualifizierte, erfahrene und motivierte Mitarbeiter am „Fließband“ benötigt.

Neben dem „Werkroboter“ der RPA können sich Unternehmen an kritischen Punkten auf ihre Finanzmitarbeiter, die als qualitätssichernde Instanz fungieren, verlassen. Diese überprüfen die Arbeit des Roboters hin und wieder oder führen Aufgaben aus, die zu nuanciert für den Roboter sind.

Die Roboter der Zukunft

Mit der fortschreitenden Entwicklung von Robotic Process Automation werden Finanzexperten in Zukunft immer größere Teile ihrer täglichen Arbeit an die Roboter abgeben können. RPA kann Finanzteams den nötigen Freiraum schaffen, um sich auf Ausnahmen, tiefgehende Analysen und Risikominderung zu konzentrieren, und zugleich ihre Finanzberichte in ihrer Qualität verbessern.

Innovativ denkende Unternehmen verstärken jetzt ihre Investition in RPA-Technologie, um immer mehr Arbeitsabläufe zu automatisieren und dadurch Vorteile zu erzielen. Die Industrielle Revolution hat Unternehmen zum Einsatz von Robotertechnologie geführt und somit eine Entwicklung hervorgerufen, die den Finanzteams von heute in Form von Robotic Process Automation zu Gute kommt.

Um mehr über Robotic Proces Automation zu erfahren und um ihre Finanzprozesse effektiver zu gestalten, machen Sie sich mit unseren Lösungen vertraut.

Von C. Ben Cornforth und Chelsea Downey

(1)Ostdick, N. (2016, July 26). The Evolution of Robotic Process Automation (RPA): Past, Present, and Future. Retrieved August 31, 2018, Ui Path.