Blogg

Hur fördröjning av implementering av automatisering påverkar CFO

Finansiell automatisering har använts och uppmärksammats bland många globala organisationer. Faktum är att vår Global Financial Close Benchmark Report fann att så många som 78 procent av medelstora organisationer har implementerat åtminstone en grundläggande nivå av finansiell automatisering. Detta innebär dock att en majoritet av deras bokslutsprocess fortfarande utförs med manuella metoder och föråldrade verktyg. En ökning av tillgång till automatisering har fått finanschefer att tänka om och utöka sina befintliga manuella processer med programvaror för bokslut.

“78 procent av företagen rapporterade att de hade en mycket låg grad av automatisering (definierat som exporterade kalkylark från ERP) eller låg grad av automatisering (definierat som att använda avancerade Excel Macros och en del RPA) för sin bokslutsprocess – och för den här gruppen var 2020 ett tufft år att lappa ihop som krävde övermänskliga ansträngningar från teamen för att kunna slutföra bokslutet” – 2021 Global Benchmark Report

En CFO är vanligtvis medveten om fördelarna med automatisering, men vilka är egentligen kostnaderna för en fördröjning av en implementering av automatisering för bokslutsprocessen?

Kostnader för en fördröjning av finansiell automatisering

Halka efter konkurrenter

Implementering av finansiell automatisering har gått från “bra-att-ha” till ett måste genom den konkurrensfördel det ger organisationer och finanschefer. När man fördröjer införandet av automatisering förlorar CFO potential att tillföra mer värde till hela organisationen och effektivt bygga strategier för framtiden.

“En effektiv CFO, jämfört med sina mindre effektiva kamrater, spenderar 6% mindre tid på ekonomiavdelningen. De omfördelar i stället den tiden till att analysera och kommunicera hur företaget skapar värde. En effektiv CFO omfamnar också sin roll mer som chef för ekonomiavdelningen. Detta innebär att de vägleder sitt team på finansavdelningen att både bemöta kortsiktigt krävande uppdrag och samtidigt ha en långsiktig vision.” – Gartner

Finansiell automatisering skiljer inte bara organisation och CFO från sina konkurrenter, att implementera digital teknik för att automatisera repetitiva status quo-processer gör det även möjligt för ekonomiavdelningen att hänga med vid tillväxt och förverkliga långsiktiga mål. Att missa denna möjlighet till tillväxt begränsar ekonomiavdelningen eftersom de enbart fokuserar på bokslutet genom föråldrade och manuella processer snarare än att bidra med underlag för viktiga affärsbeslut genom att utnyttja dataanalyser och finansiell automatisering.

Databaserade analyser är avgörande för ledningen. 38 procent av dem uppgav att den största utmaningen under det senaste året var att tillhandahålla analyser till underlag för viktiga affärsbeslut. Dataanalysens kraft gör det inte bara möjligt för CFO att gå från ett reaktivt till strategiskt tänkesätt, utan ger också finansavdelningen möjlighet att bidra mer till verksamhetens långsiktiga vision.

Ökad risk

För en CFO är riskmedvetenheten alltid närvarande. Att presentera aktuella finansiella rapporter och kunna lita på de rapporterade siffrorna är av hög prioritet för finansavdelningen. Men att få fram rätt siffror är mycket svårare när man använder manuella rutiner.

How Delaying Financial Automation Impacts CFOs | Increased Risk of Financial Data | Four illustrated individuals around computer monitor with large exclamation point indicating an error

Att använda kalkylblad anses vara status quo, 88 procent av Forresters respondenter uppgav att de använder mer än 100 kalkylblad för att stödja sina affärsbeslut. Även om det är ett nödvändigt verktyg i vissa fall är kalkylblad utsatta för många risker. Bristen på inre kontroller och risken för slarvfel gör beroendet av kalkylblad till en enorm riskfaktor för finanschefer.

Som CFO måste man ta tillvara på utvecklingen av finansiell automatisering i stället för att fortsätta på samma sätt som förr. Man behöver standardisera och automatisera sina befintliga processer parallellt för att på så sätt kunna minska den finansiella risken och dessutom få mer förtroende för rapporterade siffror. Programvaran för finansiell automatisering belyser avvikelserna vilket gör det möjligt för revisorer att fokusera på dessa och förbättra kvalitén. Kostnaderna för misstag och användning av felaktiga siffror för att driva affärsbeslut kan bli mycket höga.

Ineffektivitet och flaskhalsar i arbetsflödet

Många aspekter av redovisning och ekonomi är repetitiva till sin natur men avgörande för att bedöma och analysera en organisations ekonomiska stabilitet. Transaktionsmatchning, avstämningar och granskning kräver att flera personer förbereder och godkänner vilket gör hela bokslutsprocessen mottaglig för flaskhalsar och ineffektivitet. Att använda manuella metoder och föråldrade verktyg som kalkylblad äventyrar ofta tidslinjen för bokslutsprocessen. Detta eftersom ekonomiavdelningen förlitar sig på föråldrade metoder i stället för att dra nytta av att automatisera dessa repetitiva processer.

Eftersom en CFO fokuserar på snabb leverans av korrekta siffror till intressenter kan flaskhalsar resultera i missade deadlines, vilket ytterligare förlänger slutförandet av bokslutet. Genom att effektivt identifiera flaskhalsar och delegera uppgifter genom en programvara för hantering av bokslut kan finanschefer påskynda redovisningsprocessen och uppfylla deadlines för leveranser.

Risk att förlora topptalanger

Redovisningsyrket är känt för en obalans mellan arbetsliv och privatliv, där många revisorer offrar sina kvällar, helger och semestrar för att uppfylla deadlines för varje bokslutsperiod. Detta gäller särskilt organisationer som fortsätter att använda manuella processer och föråldrade verktyg, eftersom dessa metoder ofta ökar de timmar som behövs per heltidsanställd för bokslutet. Med tiden leder detta till utbrändhet, vilket bidrar till personalförluster inom organisationen.

”Tidsbesparingarna gäller inte bara bokslutsprocessen, vi ser det också ur ett vardagligt perspektiv. Vi spenderar inte längre tid på att manuellt matcha konton eftersom vi nu låter Adra göra matchningen automatiskt, vi kan i stället spendera vår värdefulla tid med att fokusera på avvikelserna.” – Finansanalytiker, Torchy’s Tacos

Genom att omfamna den ökade tillgången till automatisering av bokslutsprocessen och effektivt implementera den kan ledande organisationer och finanschefer effektivt minska de timmar som behövs per anställd för att slutföra bokslutet, samtidigt som de skapar en mer balanserad arbetsbelastning. “Om du inte tillämpar och utnyttjar ny teknik kommer du att hamna efter”, varnar Darren Heffernan, VD för marknaden av medelstora företag på Trintech. Att implementera teknik och prioritera kompetenshöjning av ditt ekonomiteam är inte bara avgörande för att behålla topptalanger utan också för att vidareutveckla deras data- och analyskompetens.

Gå från reaktiv till strategisk

När organisationer svarar på vad det senaste årets utmaningar gällande bokslutet var finns en stor skillnad. Skillnaden mellan effektiva finanschefer för ledande organisationer och finanschefer för organisationer som hamnat på efterkälken på marknaden är graden av implementering av finansiell automationsteknik. Organisationer med hög grad av automatisering har visat sig ha en extra konkurrensfördel, både gällande riskhantering och tillgång till viktigt underlag för affärsbeslut, i jämförelse med de med låg grad av automatisering.

How Delaying Financial Automation Impacts CFOs | Moving from Reactive to Strategic | Two illustrated individuals gather near computer monitor screen with graphs and lines for financial close analytics

Med det föränderliga affärslandskapet är det upp till CFO att hålla sig uppdaterad med finansiell teknik och förstå att kostnaderna för att inte implementera finansiell automatisering kan bli höga och få långsiktiga konsekvenser för organisationen. Att utnyttja finansiell automatisering är mer än ett tillägg till din samling av tekniska uppdateringar, det är en viktig programvara som gör det möjligt för ditt team att effektivt bygga strategier för framtiden samtidigt som befintliga arbetsflöden och processer kommer förbättras drastiskt.

Författare: Emma Wretman