Förvandla ditt månadsbokslut genom att samordna din personal, process, policy och teknik

Modernisera ditt månadsbokslut

Idag är ekonomichefer redo att driva sina företag mot att bli mer konkurrenskraftiga genom att anpassa sig till ett digitalt landskap för att förbättra effektiviteten och öka förtroendet för sin månadsbokslutsprocess. Ju snabbare du gör bokslut, desto snabbare kan du gå vidare till uppgifter med högre värde som dataanalys och strategisk planering för nya möjligheter som ditt företag vill utöva. Framgångsrik förändring sker i skärningspunkten mellan din personal, process, policy och teknik. Ett holistiskt tillvägagångssätt fokuserat på alla dessa fyra komponenter kommer att leda till större framgång och hjälpa till att driva en mer effektiv verksamhet. För att effektivt modernisera ditt månadsbokslut och skapa en plan för transformationen som ger kostnadsbesparingar, minskar riskerna, förbättrar synligheten och resursoptimeringen, måste teamen utvärdera fyra huvudkomponenter: sin personal, process, policy och teknik.

Personal

Enligt Trintechs jämförande bokslutsundersökning från 2022 identiferade 74 % av de svarande ”att hitta och behålla talanger” som den största risken för deras företag under de kommande 12 månaderna. Enligt PwC:s ”2022 Pulse Survey” säger dessutom åtta av nio chefer att de upplever en omsättning som är högre än normalt just nu, så det är ingen överraskning att 81 % av ekonomicheferna är bekymrade över att hög omsättning och brist på arbetskraft kommer att påverka deras företags intäktstillväxt.

Finanstalanger är svårare att få tag på i dagens konkurrensutsatta landskap, så det är viktigare än någonsin att ge dina team processer och teknik som hjälper dem att göra sitt jobb mer effektivt. Genom att utnyttja automatisering i din månadsbokslutprocess kan du förflytta fokus för dina teams arbetstid från tråkiga uppgifter, som datainmatning eller transaktionsmatchning, och ge dem möjlighet att spela en strategisk roll inom organisationen. Det tilltalande med automatisering är att den lockar talanger, får dem att stanna kvar och gör det möjligt för din organisation att ligga före konkurrenterna.

Process

Ett sätt att etablera ett mer effektivt bokslut är att standardisera dina processer. Alltför ofta försöker organisationer utnyttja automatisering innan de utvärderar de processer de har på plats, och fortsätter därmed att möjliggöra ineffektiva processer som kan öka riskerna för organisationen.

En effektiv process stöder kontrollramverket och revisionstestningen och, när den väl har standardiserats i flera enheter och geografiska områden, möjliggör den en mer avancerad automatisering för att driva ytterligare effektivitet.

Teamen måste gå innan de springer. Genom att skapa den rätta grunden och utvärdera processer säkerställs att automatiseringen, när den används, möjliggör effektivare, tillförlitligare och mer exakt rapportering som skapar en sundare månadsbokslutprocess .

Policy

Lagstiftning, som Sarbanes-Oxley och framtida brittiska Sox-lagstiftning och redovisningsstandarder, kräver ett robust kontrollramverk som ska definieras, hanteras, övervakas och rapporteras av ekonomiverksamheten. Alla företag har inneboende risker på grund av branschen, geografiska lägen, processens komplexitet eller teknisk infrastruktur. När du identifierar de här riskerna byggs kontroller för att minska riskerna, och det är här som en effektiv policy hjälper. Policyn definierar de interna regler som säkerställer att den interna verksamheten är exakt och undviker oklarheter om hur man hanterar vissa affärsmetoder.

Men det är ofta en utmaning att övervaka policyn för att säkerställa att ”reglerna” följs. En komplex policy kommer att leda till processmisslyckanden och kontrollmisslyckanden, vilket i slutändan skapar den osäkerhet som många ekonomichefer har när det gäller deras förtroende för sina siffror. Den här osäkerheten kräver sedan ytterligare manuella kontroller som i sin tur skapar merarbete och press på teamen.

Även om en policy inte bör bestämmas av din teknik kan du bygga ett starkt tillvägagångssätt genom att använda och förstå teknikens förmåga som sedan effektivt kan hanteras och övervakas. Det bör vara hörnstenen för att hjälpa till att utveckla en mer effektiv policy, till exempel en riskbaserad avstämningsprocess för balansräkningen eller för en manuell journalinmatningsprocess.

I kombination med teknikens kapacitet leder en verkligt effektiv policy till automatiserade kontroller, minskad arbetsbelastning och lyckad tillämpning av dessa policyer. Att bygga en solid policy och skapa regler genererar förtroende för interna revisioner, externa revisorer och ekonomiledningsgrupper.

Teknik

Tekniken bör utnyttjas för att hjälpa till att digitalisera det manuella arbetet – men det är också viktigt att se till att ditt ekonomi- och redovisningsteam förstår organisationens strategiska riktning och var tekniken passar in. Bara automatisering ger inte en hög ROI, men automatisering tillsammans med processförbättringar och effektivitetsvinster för ditt bokslut gör det. Att implementera teknik har blivit avgörande för dagens personalstyrka: om organisationer inte anpassar sig kommer de att hamna på efterkälken med ineffektiva, manuella processer.

”Värdet som nya ledande tekniker tillför överväger vida alla risker, särskilt när de implementeras på rätt sätt, men organisationer som inte anammar digitaliseringen kommer att hamna på efterkälken efter dem som använder tekniken till sin konkurrensfördel.” – Syril Mathai, GM – ServiceNow Practice på Trintech

Genom att utnyttja en helhetslösning kan ekonomi- och redovisningsteam möjliggöra automatisering för månadsbokslutsprocessen som tillåter effektiv hantering och insyn i din organisations finansiella hälsa. Att vara målmedveten med automatisering av processer och integration av pålitlig teknik är det bästa sättet för organisationer att nå ett månadsbokslut i världsklass.

Bygger grunden för förvandlingen

Genom att samordna din personal, process, policy och teknik kan organisationer göra det möjligt att anpassa sin verksamhets förberedelser och säkerställa att de system de har på plats är effektiva och kan anpassa sig för ett förändrat landskap.

Med rätt personal är teamen anpassningsbara och effektiva, med rätt processer kan teamen säkerställa korrekta och pålitliga rapporter, med rätt policy blir teamen säkra på sina processer, med rätt teknik blir teamen proaktiva och kan utnyttja automatisering för att minska tiden som ägnas åt rapportering och öka tiden som ägnas åt mervärdesaktiviteter som stödjer organisationen.

När du väl har byggt en solid grund för din bokslutsprocess är det dags att ta en titt på hur implementering av ett riskbaserat tillvägagångssätt för dina processer kommer att spara ännu mer tid samtidigt som du också säkerställer riskminskning.

Kolla in nästa blogg i vår serie, ”De 5 bästa metoderna för att modernisera ditt månadsbokslut” här eller ladda ner e-boken nedan för att ta reda på mer.

[cta-content-placement]

Bloggserien: De 5 bästa metoderna för att modernisera ditt månadsbokslut 

• Metod nr 2: Implementera en riskbaserad inställning
• Metod nr 3: Standardisera processer i olika enheter och geografiska områden
• Metod nr 4: Optimera med avancerad automatisering
• Metod nr 5: Bygg ett ekosystem för samarbete