Problem vid månadsavstämningen hindrar CFO från att tillföra värde

Ett ekonomiteam utvecklas när de både kan fokusera på dataanalys och helhetsbilden. För att göra det måste de kunna stämma av transaktioner snabbt och noggrant. En ineffektiv bokslutsprocess kan hindra en CFO från att tillföra mervärde till sin organisation. Felaktiga data och förseningar kan leda till stopp i arbetsflödet och dåligt definierade arbetsuppgifter och ansvarsområden för personal kan öka finansiella risker. Att hantera dessa utmaningar tar upp tid för en CFO som i stället hade kunnat spenderats på mervärdeskapande arbete.

CFO måste ha en korrekt månadsavstämning

En CFO behöver en avstämningsprocess vid månadsslutet som är snabb och som minskar risker och kostnader. Den ska även ge en tydlig verifieringskedja som ger teamet mer tid att fokusera på dataanalys och att granska helhetsbilden. Även om detta låter idealiskt, fortsätter ekonomiavdelningarna idag att förlita sig på samma manuella eller halvautomatiserade verktyg som resulterar i arbetsintensiva och stressiga rutiner, som i sin tur leder till brist på insyn.

Men detta kommer med stor sannolikhet att förändras. Enligt EY är 81 % av de ledande finanscheferna från hela världen överens om att finansiella kärnprocesser kommer att automatiseras i stor skala inom de närmaste tre åren. Vidare tror 83% att rapporteringen kommer att bli mer on-demand; chefer kommer att kunna se rapporter i realtid med hjälp av självbetjäningsverktyg och dashboards.

Trots dessa prognoser har många organisationer bara påbörjat sin automatiseringsresa. En nyligen genomförd marknadsundersökning visade att 40% av CFO:er inte litar på sina rapporterade siffror och 69% förlitar sig på kalkylblad för att lappa ihop luckor i rapporteringen. Det är uppenbart att det finns mycket mer osäkerhet kring processen för månadsavstämningen än många kanske inser.

Förbered dig för framtiden med programvara för avstämning

Många CFO:er accepterar månadsavstämningen som en viktig process men ser det också som en besvärlig del av redovisningen. Identifierade konton och under-konton som tar upp större delen av teamets tid är exempelvis:

• Bankavstämningar
• Konton i utländsk valuta
• Direktbetalningar
• Underlag för balansräkningen
• Koncerninterna konton
• Externa leverantörer

Ironiskt nog spenderar redovisningsteam större delen av sin tid på att manuallt bearbeta transaktioner som redan matchar, snarare än att identifiera och undersöka avvikelser. För att kunna blicka mot framtiden – och för att förbättra hur de arbetar idag – måste CFO:er minimera den tid som krävs för bokslut genom att effektivisera sina processer.

Eliminera manuell spårning

Redovisningsteam kan utnyttja teknik för mer än bara att stämma av befintliga matchningar och markera avvikelser, de kan också se hur de ligger till i realtid på en centraliserad plattform. CFO:er kan fokusera på att upptäcka viktiga insikter snarare än att ägna sin tid åt detaljerna i grundläggande uppgifter.

“Jag känner verkligen att Adra-lösningen har tagit bort mycket arbete från mitt bord som brukade spenderas på att spåra vilka journalposter och avstämningar som har slutförts. Jag kan nu fokusera majoriteten av min tid och energi på strategiska initiativ som hjälper till att driva vår verksamhet framåt.” – Diane Foss, Director of Finance, Genesis Systems

Förbättrade verktyg gör många möten överflödiga

Manuella processer kräver att man ägnar värdefulla timmar åt statusuppdateringar och möten. Med programvara för avstämning kan hela teamet i stället dela på ägarskapet och spara tid. På lång sikt möjliggör den ökade insynen från programvaran färre fysiska möten vilket kan leda till stora tidsbesparingar.

”Vi brukade ha ett 15-minuters möte med 8 personer de första tre dagarna i månadsavstämningen. Det var 6 timmar varje månad av humankapital vi investerade. Eller, om du tittar på det på årsbasis, var det nästan 2 veckors tid som spenderades. Nu klickar jag på en knapp och kan se en dashboard över statusen i realtid.” – Diane Foss, Director of Finance, Genesis Systems

Den förbättrade insynen är särskilt värdefull i takt med att initiativ för arbete hemifrån och distansarbete fortsätter att bli vanligare.

Från transaktionell till strategisk

Detta skifte i tillvägagångssätt knyter väl an till den nuvarande finansiella revolutionen, eftersom CFO-rollen utvecklas från en siffertrillare till en strategisk rådgivare. Organisationer behöver en CFO som ger objektiva råd om riskhantering, M&A, affärsutveckling, framtida prognoser och mer. Att använda programvara som Adra Suiten för automatisering av bokslutsprocessen ger inte bara CFO:er den flexibilitet och insyn de strävar efter, utan också möjligheten att planera för framtiden.

För att lära dig mer om hur du effektiviserar din finansiella transaktionsprocess, kolla in våra bokslutsslösningar som används av ekonomiteam runt om i världen.

Författare: Emma Wretman