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Comment réduire les risques et assurer le contrôle de vos transactions intersociétés avec des contrôles financiers

La solution Cadency Inter-société est essentiellement l’acte de transférer de l’argent de votre poche gauche à votre poche droite – des transactions entre filiales de la même société. Cependant, parce qu’il est influencé par de nombreux membres de l’organisation et qu’il comporte un risque si élevé, les contrôles inter-sociétés peuvent devenir une partie sensible de la comptabilité. Les actifs appartiennent toujours à l’entreprise, mais la différence réside dans l’endroit où ils sont comptabilisés. Les entreprises portent une attention particulière à ces types d’opérations en raison des juridictions fiscales, des attentes en matière de déclaration, des écarts de change et de la réglementation gouvernementale stricte. Les erreurs dans l’un ou l’autre de ces domaines entraînent une diminution de l’efficience et de l’efficacité et augmenteront probablement les coûts et les risques.

Une étude réalisée en 2017 par Hackett Group montre que les rapprochements inter-sociétés constituent l’un des principaux obstacles au processus global du Record to Report (R2R) pour les entreprises les plus performantes. Il est important de souligner que la raison pour laquelle l’inter-société est devenue une préoccupation majeure pour ces organisations performantes est que ces organisations ont déjà franchi l’étape initiale de l’automatisation des processus clés de leur processus R2R, comme les rapprochements de comptes, les écritures de journal, les tâches de gestion étroite, etc. et cherchent maintenant à poursuivre l’automatisation de ce processus avec l’ajout du système inter-sociétés..

Trintech a récemment interviewé des groupes de clients existants afin de mieux comprendre les tâches et les défis liés à l’inter-société. Voici quelques-uns des principaux défis énumérés :

  •       Manque ou hétérogénéité de la technologie
  •       Processus non uniformisés dans toutes les entités
  •       Rapprochement des transactions et des comptes
  •       Identification et réconciliation des transactions inter-sociétés incorrectes après qu’elles se soient produites en raison de l’importation de données imparfaites et son nettoyage
  •       Mis en place de différents ERP  dans différentes entités

De cette recherche, nous avons appris que pour bien aborder ces complexités et préoccupations, et pour permettre le contrôle et l’orchestration de l’ensemble du processus R2R, nous devions comprendre que la comptabilité inter-sociétés doit être traitée dans les trois étapes suivantes :

  1.     Contrôles préventifs
  2.     Contrôles de détection
  3.     Rapprochement de fin de période

Contrôles préventifs

Les contrôles préventifs visent à prévenir les divergences entre les livres de l’acheteur et ceux du vendeur. Il s’agit souvent d’activités non commerciales, comme les prêts, les frais et les taxes que vous aimeriez faire approuver au préalable, c’est pourquoi elles sont traitées avec nos contrôles préventifs. Dans des circonstances préventives, l’entreprise qui propose l’opération et l’acheteur s’entendent sur l’opération et le prix qui sera payé au début du processus, ce qui donne lieu à une écriture de journal. Comment les entreprises peuvent-elles prévenir les problèmes à long terme et résoudre un incident avant qu’il ne devienne un problème ? Nous avons répondu à cette question dans notre blog précédent.

Contrôles de détection

Les contrôles de détection comprennent le rapprochement des opérations et le rapprochement de fin d’exercice et déterminent s’il y a un déséquilibre entre deux filiales. C’est ce qu’on appelle souvent des transactions commerciales. Un exemple de transaction commerciale serait un fabricant vendant des chaussures au distributeur. En raison du volume élevé et de la fréquence quotidienne de ce type de transactions, un utilisateur ne s’attendrait jamais à une pré-approbation ici, de sorte que la probabilité d’éventuelles divergences pourrait augmenter, ce qui présente un risque pour vos livres de comptes. Un autre exemple est peut-être qu’un utilisateur saisit 100 $ et que le partenaire commercial le saisit comme 100 £. L’écart augmente le risque que vous finissiez par déclarer des montants qui ne sont pas d’accord et qui ne sont pas exacts. Cadency by Trintech offre un processus d’enquête et de résolution des écarts.

Rapprochement de fin de période

Une fois le décompte final effectué, vous pouvez enregistrer votre rapprochement de fin de période. Il s’agit de votre rapprochement intersociétés dans le cadre du processus de clôture de fin de mois, ce qui vous permet de vous assurer que ces contrôles sont en place et qu’il n’y a pas de comptes hors bilan à la fin du mois.

Le processus inter-sociétés de Cadency traite les contrôles de détection inter-sociétés de manière efficace et efficiente, permettant ainsi une réduction des coûts et des risques pour votre entreprise. Afin d’alléger les principaux défis, nous avons veillé à ce que notre processus de contrôle de détection permette aux utilisateurs de bénéficier des principaux avantages suivants:

Réduction du nombre d’ETP nécessaires pour apparier les opérations quotidiennes

  • Les entreprises qui font des affaires dans le monde entier ont probablement des fabricants, des distributeurs et des sociétés affiliées dans le monde entier, et ces transactions commerciales sont beaucoup trop courantes et en masse pour que l’on puisse s’attendre à ce qu’elles engagent une équipe pour approuver manuellement chacune et chacune. Et pourtant, c’est souvent ce qui se passe. Les utilisateurs doivent examiner chaque transaction et faire une comparaison manuelle avant d’effectuer le rapprochement. Grâce au processus inter-sociétés de Cadency, les règles et les tolérances sont facilement établies sur un calendrier pour que les utilisateurs n’aient qu’à examiner les exceptions. Cette approche permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent et de réduire le risque d’erreur manuelle lorsqu’elles travaillent sur un grand nombre d’opérations.

Travail accompli en une seule solution

  • Grâce aux contrôles de détection de Cadency, toutes les transactions sont importées, appariées automatiquement pour que votre utilisateur final puisse ensuite atterrir sur un seul écran qui affiche tous les éléments non appariées à travailler sur aujourd’hui. Les utilisateurs peuvent également communiquer entre eux via cet écran. Les utilisateurs n’ont plus besoin de naviguer dans les deux sens vers plusieurs systèmes ou écrans, et ils peuvent créer des journaux et des ajustements à partir de notre solution unique. La réduction des solutions disparates permet d’assurer la continuité du processus au sein de l’entreprise et de gagner du temps en passant de l’e-mail à Excel, en passant par l’ERP et la solution correspondante.

Configuration unique des données et importation automatique

  • Cadency offre la configuration et le formatage des fichiers en une seule fois, transformant automatiquement vos données lors de l’importation. Cela signifie que lorsque les utilisateurs entrent, toutes les données sont dans le bon format, organisées, sans qu’il soit nécessaire de les modifier..

Les règles d’appariement définies par l’utilisateur s’exécutent automatiquement avant que les utilisateurs ne commencent leur travail quotidien.

  • Nous comprenons que l’une des premières tâches dont les utilisateurs veulent s’occuper dans le processus de rapprochement sont les exceptions, c’est pourquoi nous avons mis en place des règles et des tolérances définies par l’utilisateur afin que les bonnes transactions aillent à la bonne personne qui est la mieux placée pour gérer le travail. Par exemple, les transactions non appariées de plus d’un million de dollars sont automatiquement acheminées à un gestionnaire. Ces règles intelligentes en matière de risque vous permettent d’anticiper le risque et d’assurer un processus sécurisé.

Tirez parti de vos systèmes de dossiers existants

  • Nous activons les données à partir de n’importe quelle source, à travers plusieurs ERP. Les entreprises qui sont prêtes à gouverner le monde ont probablement accumulé et consolidé de nombreuses entités au fil du temps, héritant de systèmes ERP nouveaux et différents, et incluent probablement de multiples sources comme le système d’enregistrement. Les contrôles de détection inter-sociétés de Cadency sont ouverts à toute source de données, que vous préfériez configurer avec un fichier plat ou utiliser notre connecteur ERP pour importer automatiquement les transactions et les soldes, ou pour extraire des données d’un système de trésorerie ou fiscal.

L’utilisation du processus de détection inter-sociétés de Cadency dans le cadre de vos contrôles comptables inter-sociétés vous permet de passer de systèmes et de processus disparates à un contrôle global et une réduction des risques. Rejoignez plus de 20 entreprises clientes telles que Topgolf, Sysco et GSK, qui profitent déjà des avantages non seulement d’un processus inter-sociétés transparent, mais également d’un ensemble mondial de contrôles Record to Report, grâce à Cadency.

Pour aller plus loin je vous invite à découvrir les meilleures pratiques en matière d’optimisation comptable, financière  et Centres de Services Partagés (CSP). Veuillez trouver l’eBook ici.

 

Rédigé par Caleb Walter. Revu par Jawad Akkaoui