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Comment réduire les risques et assurer le contrôle de vos transactions intersociétés grâce aux contrôles de détection de Cadency

Les transactions intersociétés sont essentiellement l’acte de transférer de l’argent de votre poche gauche à votre poche droite – des transactions entre filiales de la même société. Cependant, parce qu’ils sont traités par de nombreuses personnes dans l’entreprise et qu’ils comportent des risques élevés, les contrôles intersociétés peuvent devenir une partie vulnérable pour la comptabilité. Les actifs appartiennent toujours à l’entreprise, mais ils peuvent être comptabilisés dans différents livres. Les entreprises portent une attention particulière à ce type d’opération en raison des juridictions fiscales, des attentes en matière de reporting, des écarts de conversion et de la réglementation gouvernementale stricte. Les erreurs dans l’un ou l’autre de ces domaines diminuent l’efficacité et la performance et augmentent les coûts et les risques.

Une étude réalisée en 2017 par Hackett Group montre que les rapprochements intersociétés constituent l’un des principaux goulots d’étranglement du processus général de Record-to-Report (R2R) pour les entreprises les plus performantes. Il est important de souligner que la raison pour laquelle les transactions intersociétés sont devenues une préoccupation majeure pour ces entreprises performantes est qu’elles ont déjà initié l’automatisation des processus clés de leurs processus R2R, tels que les rapprochements comptables, les écritures au journal, les tâches de clôture, etc. et cherchent maintenant à poursuivre l’automatisation de ce processus en incluant les transactions intersociétés.

Trintech a récemment interviewé plusieurs de ses clients existants afin de mieux comprendre les tâches et les défis liés à la comptabilité intersociétés. Voici quelques-uns des principaux défis :

  •       Manque ou hétérogénéité de technologies
  •       Manque de normalisation des processus entre les entités
  •       Rapprochement des transactions et des comptes
  •       Identification et réconciliation des transactions intersociétés erronées en raison de l’importation incorrectes des données et des corrections manuelles en résultant
  •       Installations de différents ERP dans différentes entités

Suite à cette enquête, nous avons appris que pour bien aborder ces complexités et préoccupations, et pour permettre le contrôle et l’orchestration de l’ensemble du processus R2R, nous devions comprendre que la comptabilité intersociétés doit être gérée selon les trois étapes suivantes :

  1.     Contrôles préventifs
  2.     Contrôles de détection
  3.     Rapprochement de fin de période

Contrôles préventifs

Les contrôles préventifs visent à prévenir les divergences entre les livres de l’acheteur et ceux du vendeur. Il s’agit souvent d’activités non commerciales, comme les prêts, les frais et les taxes que vous souhaitez faire approuver au préalable, c’est pourquoi elles sont traitées avec nos contrôles préventifs. Dans des circonstances préventives, l’entreprise qui propose l’opération et l’acheteur s’entendent sur l’opération et le prix à payer au début du processus, ce qui donne lieu à une écriture au journal. Comment les entreprises peuvent-elles prévenir les problèmes à long terme et résoudre un incident avant qu’il ne devienne un problème ? Nous avons répondu à cette question dans notre blog précédent.

Contrôles de détection

Les contrôles de détection comprennent le rapprochement des opérations et le rapprochement de fin d’exercice et déterminent s’il y a un déséquilibre entre deux filiales. C’est ce qu’on appelle souvent des transactions commerciales. Un exemple de transaction commerciale serait un fabricant vendant des chaussures à son distributeur. En raison du volume élevé et de la fréquence quotidienne de ce type de transactions, un utilisateur ne s’attendrait jamais à une préapprobation ici, de sorte que la probabilité d’éventuelles divergences pourrait augmenter, ce qui présente un risque pour les livres comptables. Un autre exemple peut être lorsqu’un utilisateur saisit 100 dollars et que son partenaire commercial saisit 100 livres sterling. La divergence crée le risque de déclarer des montants qui ne sont pas en accord et qui ne sont pas exacts. La solution Cadency de Trintech offre un processus d’enquête et de résolution de ces écarts.

Rapprochement de fin de période

Une fois le règlement final effectué, vous pouvez comptabiliser votre rapprochement de fin de période. Il s’agit de votre rapprochement intersociétés dans le processus de clôture de fin de mois, qui vous permet de vous assurer que ces contrôles sont en place et qu’il n’y a pas de comptes déséquilibrés en fin de mois.

Le processus intersociétés de Cadency gère les contrôles de détection intersociétés de manière efficace et performante, permettant ainsi une réduction des coûts et des risques pour votre entreprise. Afin de répondre au mieux aux principaux défis, nous avons veillé à ce que notre processus de contrôle de détection permette aux utilisateurs de bénéficier des principaux avantages suivants :

Réduction du nombre d’effectif en ETP nécessaires pour rapprocher les transactions quotidiennes

  • Les entreprises ayant des activités commerciales dans le monde entier ont probablement des fabricants, des distributeurs et des sociétés affiliées dans plusieurs pays, et ces transactions commerciales sont beaucoup trop courantes et volumineuses pour que l’on puisse raisonnablement engager une équipe pour valider manuellement chacune d’entre elles. Et pourtant, c’est souvent ce qui se passe. Les utilisateurs doivent examiner chaque transaction et faire une comparaison manuelle avant d’effectuer le rapprochement. Grâce au processus intersociétés de Cadency, les règles et les tolérances sont facilement établies dans un programme afin que les utilisateurs n’aient plus qu’à examiner les exceptions. Cette approche permet aux entreprises d’économiser du temps et de l’argent et de réduire le risque d’erreur manuelle dues au volume important de transactions.

Des tâches accomplies dans une seule et même solution

  • Grâce aux contrôles de détection de Cadency, toutes les transactions sont importées et rapprochées automatiquement afin que votre utilisateur final se retrouve devant un seul écran affichant tous les éléments non rapprochés à examiner ce jour. Les utilisateurs peuvent également communiquer entre eux via cet écran. Les utilisateurs n’ont plus besoin de naviguer entre les différents systèmes ou écrans, et ils peuvent créer des journaux et des régularisations à partir de cette seule solution. La réduction du nombre de solutions diverses permet d’assurer la continuité du processus au sein de l’entreprise et de gagner du temps au lieu de passer l’e-mail à Excel, en passant par l’ERP ou l’outil de rapprochement.

Une seule et unique configuration des données et une importation automatique 

  • Cadency permet d’avoir une configuration et un formatage des fichiers unique, transformant automatiquement vos données lors de l’importation. Cela signifie qu’une fois entre les mains des utilisateurs, toutes les données sont dans le bon format, organisées, sans qu’il soit nécessaire de les reformater.

Les règles de rapprochement définies par les utilisateurs s’exécutent automatiquement avant qu’il ne commence sa journée de travail.

  • Nous comprenons que l’une des premières tâches que les utilisateurs veulent accomplir dans le processus de rapprochement est le traitement des exceptions. C’est pourquoi nous avons mis en place des règles et des tolérances définies par l’utilisateur afin que chaque transaction soit attribuée à la personne la plus compétente pour cette tâche. Par exemple, les transactions non rapprochées de plus d’un million de dollars sont automatiquement transférées à un responsable. Ces règles intelligentes en matière de risque vous permettent d’anticiper le risque et de vous assurer de la fiabilité des processus.

Tirer parti de vos systèmes existants

  • Nous pouvons travailler avec les données provenant de n’importe quelle source, ou de plusieurs ERP. Les grandes entreprises dominant le monde ont probablement accumulé et consolidé de nombreuses entités au fil du temps, héritant de nouveaux et divers systèmes ERP, et possèdent probablement de multiples systèmes comme sources de données. Les contrôles de détection intersociétés de Cadency sont ouverts à toute source de données, que vous préfériez le configurer avec un fichier plat ou bien utiliser notre connecteur ERP pour importer automatiquement les transactions et les soldes, ou pour extraire des données d’un système de trésorerie ou fiscal.

L’utilisation du processus de détection intersociétés de Cadency dans le cadre de vos contrôles comptables intersociétés vous permet de passer d’un ensemble de systèmes et de processus disparates à un système de contrôle global réduisant des risques. Rejoignez plus de 20 entreprises clientes telles que Topgolf, Sysco et GSK, qui profitent déjà des avantages, non seulement d’un processus intersociétés fluide, mais également d’un système global de contrôles Record-to-Report, grâce à la solution Cadency.

Pour aller plus loin, je vous invite à découvrir les meilleures pratiques en matière d’optimisation comptable, financière  et Centres de Services Partagés (CSP). Veuillez trouver l’eBook ici.

 

Rédigé par Caleb Walter. Revu par Jawad Akkaoui