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Comment un système de transformation financier peut optimiser la fiabilité de l’information et rendre vos investissements plus sûrs

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Une récente enquête menée par le groupe EY auprès de plus de 1 000 directeurs financiers a révélé que la moitié d’entre eux ne sont même pas ” assez confiants ” quant à leur degré d’information financière. Afin de relever ce défi pour les directeurs financiers, les investisseurs, les retraités et plus encore, nous devons faire passer l’exactitude de l’information financière d’un jeu de hasard à la quasi certitude. Pour ce faire, nous devons révolutionner notre Bureau des finances grâce à une technologie qui non seulement gère le flux de travail et l’automatisation, mais qui fournit également un système global de contrôles pour assurer la fiabilité de nos rapports financiers.

Alors que les omarganisations commencent à faire le premier pas vers l’automatisation, bon nombre d’entre elles se tournent souvent vers les processus de base d’un flux de travail Record to Report : rapprochement des comptes, ajustements des écritures au journal et gestion étroite du flux de travail. Bien que chacun de ces processus soit essentiel à la clôture financière, surtout si l’on considère que les rapprochements de comptes constituent le contrôle le plus important pour la plupart des entreprises, il manque encore un élément important : la conformité.

Trintech utilise une automatisation intelligente pour s’assurer que les contrôles clés qui existent dans ce système peuvent s’intégrer et interagir les uns avec les autres. Par exemple, un rapprochement de compte du grand livre qui est un contrôle clé pour valider votre bilan. Dans le cadre de l’exécution de ce contrôle clé, les utilisateurs peuvent identifier les éléments d’ajustement. Si vous arrêtez le processus, nous n’obtiendrons pas de résultats financiers fiables parce que nous n’avons pas tenu compte de ces risques. À l’aide d’un système de contrôles, vous pouvez prendre ces éléments de rajustement (le risque) et remplir une pièce d’écriture de journal. Cette pièce justificative d’écriture de journal recueillera l’information, la validera (est-elle conforme à votre système d’enregistrement ?), la soumettra à un processus d’approbation et affichera les écritures correctrices dans le système d’enregistrement (ERP). Il clôturera ensuite les postes de rapprochement et réalignera ensuite vos états financiers. Par conséquent, ces deux contrôles clés, les interactions entre les rapprochements du grand livre et les écritures de journal, vous assurent une piste d’activité vérifiable et traçable. Donc, lorsqu’il s’agit de vos auditeurs, ils peuvent en fait former un journal de jugement ad hoc qui peut être posté à la source.

Le système de contrôle de Trintech s’ancre dans votre cadre de conformité pour vous permettre de couvrir votre environnement et de vous assurer que les capacités suivantes peuvent être incluses, gérées et auditées :
Les contrôles préventifs interentreprises vous permettent de présenter une demande de transaction interentreprises, de la négocier et de l’approuver, puis de l’enregistrer dans votre système d’enregistrement (ERP). Cet ensemble complet d’activités (demandes, vérifications et approbations) est consigné et vérifiable. Plus important encore, il n’est pas nécessaire de transférer les documents financiers de votre ERP vers un autre système d’archivage. Au lieu de cela, nous gérons ces mises à jour quel que soit le nombre de systèmes ERP ou le type.

 

  • Les contrôles de détection interentreprises s’assurent que toutes les transactions inter-entreprises sont comptabilisées selon un format de contrôle préventif et une capacité de redressement, et quand ce n’est pas le cas, dans un compte de rapprochement.
  • Les outils RPA déploient et exécutent les activités définies par les contrôles. Grâce à notre Close APR API , vous pouvez définir ces contrôles et fermer des tâches et les mettre à jour comme n’importe lequel de vos bots RPA (UIPath, BluePrism, etc). À l’avenir, les lier aux contrôles de conformité afin que lorsque les bots RPA sont mis à jour, cela déclenche un examen de conformité pour s’assurer que le contrôle est toujours valide ou même nécessaire.
  • La gestion de la divulgation ou les rapports statutaires sont liés à votre solution afin que ces activités soient visibles, gérées et contrôlées. De plus, l’information financière sera liée dans ces rapports par l’intermédiaire d’API afin qu’elle puisse être validée par rapport à votre information financière, qui est validée par un contrôle avant le rapport.
  • Et bien d’autres encore….…

 

En tirant parti de votre (vos) système(s) naturel(s) d’archives existant(s), tels que vos systèmes ERP/systèmes financiers pour les écritures comptables et les écritures de journal, votre système de gestion de trésorerie pour vos informations de trésorerie, vos systèmes fiscaux pour vos transactions fiscales, la gestion des stocks pour vos actifs physiques, etc., vous pouvez maximiser votre RSI sur ces investissements en maintenant ces systèmes comme un moyen pour créer le rapport permanent de toutes vos opérations lorsque vous utilisez vos commandes financières et de clôture des rapports. Trintech fournit ensuite un dossier vérifiable et permanent de tout votre système de contrôles, tel que défini par votre cadre de conformité, y compris ce qu’ils sont, quand ils sont exécutés, leurs résultats et toute mesure corrective requise lorsqu’un contrôle échoue. En utilisant un système de contrôles qui permet l’intégration avec n’importe quel système de gestion (ERP, trésorerie, impôts, etc.), tous les contrôles de votre bureau des finances ont une portée, peuvent être vérifiés et doivent être déclarés. Cela permet d’identifier les possibilités d’éliminer les engorgements dans le processus lorsque la voie de l’efficacité ou de l’efficience est affectée.

Une fois que vous avez mis en place un système de contrôle, comment continuez-vous à tirer le meilleur parti de votre investissement ? Lisez notre série de blogues pour découvrir comment le cadre d’automatisation Record to Report de Trintech peut vous aider .

 

Écrit par : Michael Ross, Chief Product Officer

Revu par : Jawad Akkaoui, Marketing executive