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Comment un système de transformation financière peut optimiser la fiabilité de l’information et rendre vos investissements plus sûrs

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Un récent sondage EY auprès de plus de 1 000 directeurs financiers a révélé que la moitié d’entre eux ne sont même pas ” assez confiants ” dans leur degré de présentation de l’information financière. Afin de résoudre ce problème pour les directeurs financiers, les investisseurs et d’autres, nous devons faire passer l’exactitude de l’information financière du simple jeu de pièces de monnaie à la quasi-certitude. Pour ce faire, nous devons révolutionner notre Bureau des finances avec une technologie qui non seulement gère le flux de travail et l’automatisation, mais qui fournit également un système global de contrôles pour assurer la fiabilité de nos rapports financiers.

Lorsque les entreprises commencent à faire le premier pas vers l’automatisation, beaucoup se tournent souvent vers les processus de base d’un flux de travail Record to Report : rapprochement des transactions comptables, justification des comptes ajustements des écritures au journal et gestion du flux de travail de clôture. Bien que chacun de ces processus soit essentiel à la clôture financière, en particulier avec les rapprochements de transactions comptables considérés comme le contrôle le plus important pour la plupart des entreprises, il manque encore un élément majeur : la conformité.

Trintech utilise une automatisation intelligente pour s’assurer que les contrôles clés qui existent dans ce système peuvent s’intégrer et interagir les uns avec les autres. Par exemple, un rapprochement de comptes GL qui est un contrôle clé pour valider votre bilan. Dans le cadre de l’exécution de ce contrôle clé, les utilisateurs peuvent identifier les éléments de redressement. Si vous arrêtez le processus à ce stade, nous ne produirons pas de données financières fiables parce que nous n’avons pas tenu compte de ces risques. En utilisant un système de contrôle, vous pouvez prendre ces éléments de rajustement (le risque) et créer des écritures de journal. Cette écriture de journal recueillera les renseignements, les validera (sont-ils conformes à votre système de gestion ?), les soumettra à un processus d’approbation et affichera les entrées de correction dans le système d’enregistrement (ERP). Il clôtura ensuite les éléments de rapprochement et réalignera ensuite vos états financiers. Ainsi, ces 2 contrôles clés, les interactions entre les rapprochements GL et les écritures de journal, vous assurent d’avoir une piste d’activité auditable et traçable.

Le système de contrôle de Trintech s’ancre dans votre cadre de conformité pour vous permettre de couvrir votre environnement et de vous assurer que les capacités suivantes peuvent être incluses, gérées et auditées :

  • Les contrôles préventifs interentreprises vous permettent de soulever une demande de transaction interentreprises, de la négocier et de l’approuver, puis de l’enregistrer dans votre système de gestion (ERP). Cet ensemble complet d’activités (demandes, modifications et approbations) sont toutes enregistrées et vérifiables. Plus important encore, il n’est pas nécessaire de transférer les documents financiers de votre ERP à un autre système de gestion. Nous gérons plutôt ces mises à jour, peu importe le nombre de systèmes ERP ou leur type.
  • Les contrôles de détection interentreprises garantissent que toutes les transactions sont enregistrées selon un format de contrôle préventif et une capacité de correction, et lorsque ce n’est pas le cas, dans le cadre d’un rapprochement de comptes.
  • Les outils RPA déploient et exécutent les activités définies par les contrôles. Grâce à notre API Close APR, vous pouvez définir ces contrôles et cloturer des tâches et les mettre à jour lorsque l’un de vos bots RPA fonctionne (UIPath, BluePrism, etc.). A l’avenir, associez-les à des contrôles de conformité de sorte que lorsque les bots RPA sont mis à jour, cela déclenche une vérification de conformité pour s’assurer que le contrôle est toujours valide, voire nécessaire.
  • La gestion de la divulgation ou les rapports statutaires sont liés à votre solution afin que ces activités soient visibles, gérées et contrôlées. De plus, les informations financières seront liées dans ces rapports via des API afin qu’elles puissent être validées par rapport à vos informations financières, qui sont validées par le contrôle avant le reporting.
  • Et beaucoup, beaucoup d’autres…

 

En tirant parti de vos systèmes de gestion existants, tels que vos systèmes ERP/financiers pour les écritures comptables et de journal, votre système de gestion de trésorerie pour vos informations de trésorerie, vos systèmes fiscaux pour vos transactions fiscales, la gestion des stocks pour vos actifs physiques, etc., vous pouvez maximiser votre retour sur investissement en conservant ces systèmes comme moyen de créer une gestion permanente de toutes les activités de l’entreprise pendant que vous effectuez vos contrôles financiers, vos clôtures et vos rapports. Trintech fournit ensuite une gestion du processus R2R vérifiable et permanent de tous vos systèmes de contrôle, tels que définis par votre cadre de conformité, y compris : ce qu’ils sont, quand ils sont exécutés, leurs résultats et toute mesure corrective requise lorsqu’un contrôle échoue. En utilisant un système de contrôles qui permet l’intégration avec n’importe quel système de gestion (ERP, trésorerie, impôts, etc.), tous les contrôles de votre bureau des finances ont une portée, sont vérifiables et doivent être déclarés. Ceci permet d’identifier les opportunités d’éliminer les goulots d’étranglement dans le processus.

Donc, une fois que vous avez mis en place un système de contrôle, comment continuez-vous à tirer le meilleur parti de votre investissement ? Lisez notre série de blogs R2R System of Accounting Intelligence pour découvrir comment le cadre d’automatisation Record to Report de Trintech peut vous aider.

 

Écrit par : Michael Ross, Chief Product Officer

Revu par : Jawad Akkaoui, Marketing Manager