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Comment améliorer les contrôles, réduire les risques et diminuer les coûts grâce à un cadre d’automatisation du processus Record to Report

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En raison du manque de confiance à l’égard de l’exactitude de leurs rapports financiers, les organisations financières entreprennent des transformations de type ” Record to Report ” (R2R) qui visent à réduire les coûts, à accroître le soutien opérationnel, à réduire les risques et à améliorer les contrôles. Avec l’émergence de technologies de pointe telles que l’automatisation robotique des processus (RPA) au sein du bureau des finances, de plus en plus d’entreprises sont à la recherche d’un cadre pour les aider à tendre à un modèle flexible qui s’adapte au fil des ans à mesure que leur parcours R2R évolue.

Chez Trintech, en partenariat avec nos clients, nous avons mis au point un cadre d’automatisation Record to Report pour répondre à ce besoin. Comme vous pouvez le constater ci-dessous, ce cadre repose sur six piliers, qui permettent aux clients de commencer (ou d’améliorer) leur démarche R2R, de réaliser des économies de coûts et de réduire leur risque, tout en évoluant avec leur activité et en découvrant une valeur  ajoutée croissante trimestre après trimestre et année après année.

Pilier 1 : Connecteurs ERP

Les connecteurs ERP sont des outils pré-construits qui vous permettent d’extraire les soldes du grand livre, les grands livres auxiliaires, les taux de change et des informations supplémentaires de votre ou vos systèmes d’enregistrement (ERP, systèmes tiers, etc.) pour les introduire dans votre système de contrôle. Les connecteurs ERP peuvent également vous aider à valider et à gérer vos écritures comptables dans votre ERP, selon vos besoins. Ceux-ci peuvent être pré-construits pour certains ERP, tels que SAP® et Oracle®, mais ils peuvent également être des connecteurs universels* qui vous permettent de travailler avec n’importe quel ERP, vous évitant ainsi de devoir créer des extraits de fichiers ERP personnalisés. Ils sont précieux pour chaque projet R2R car ils réduisent le coût et le temps nécessaires à la mise en œuvre de la solution.

Pilier 2 : Les API

Les API sont des services cloud qui permettent aux clients de développer des intégrations personnalisées et entièrement automatisées qui sont spécifiques à leurs besoins. Un client de Trintech possédant un système d’entrée de journal interne souhaitait bénéficier de tous les avantages d’un système de gestion intégrée, tout en conservant son processus JE unique. Après l’implémentation de Cadency, ils ont développé un programme API personnalisé qui mettait à jour les tâches de clôture au fur et à mesure que les différentes écritures de journal étaient complétées, et déclenchait les écritures de journal à mesure que les autres tâches de clôture commençaient. L’utilisation de la nature bidirectionnelle de Close API pour déclencher des activités et recevoir des mises à jour leur a permis de résoudre leurs besoins uniques.

Pilier 3 : Connecteurs RPA tiers

Tout comme les connecteurs ERP, les connecteurs RPA tiers offrent une valeur ajoutée aux clients qui souhaitent automatiser l’extraction du GL-balance ou les contrôles d’enregistrement JE dans leur flux de travail R2R en utilisant des solutions RPA telles que UIPath, BluePrism ou Automation Anywhere. Le connecteur RPA tiers de Trintech permet cette intégration dans Cadency d’une manière qui ne nécessite aucun script de l’interface utilisateur de Cadency et prend donc moins de temps à mettre en œuvre et est moins susceptible de rencontrer des problèmes à l’avenir. Ces connecteurs sont particulièrement utiles pour une entreprise qui peut utiliser un système ERP de niche, tel qu’un système “mainframe” basé sur COBOL ou des déploiements ERP autrement restrictifs qui empêchent un passage facile à une technologie plus récente. Un outil RPA tel qu’UIPath peut être configuré pour effectuer une tâche telle que se connecter au système ERP, collecter ou poster des informations, puis transmettre ces informations à Cadency ou Adra via le connecteur RPA à nouveau.

Pilier 4 : Bots ERP

Les Bots ERP sont des agents logiciels qui s’exécutent sur les systèmes ERP et sont déclenchés par l’activité dans le processus R2R via le connecteur ERP ou l’API Cadency, comme l’API Close APR. Ce pilier permet à l’entreprise de déclencher des processus de travail avancés et rapides sur ses systèmes ERP, réduisant ainsi le temps et les risques en éliminant le besoin pour les humains de se rappeler de les démarrer et d’éliminer les erreurs manuelles qui peuvent survenir. Par exemple, lors de l’enregistrement d’écritures au journal interentreprises dans un système ERP, vous pouvez comptabiliser simultanément les écritures AP et AR, en validant qu’elles surviennent toutes les deux ou en annulant la modification.

Cette routine unique de séquencement, de validation et de traitement des erreurs vous permet de vous concentrer sur des tâches dites stratégiques et peut déclencher des calculs fiscaux ou la création de factures sur les entrées AP/AR. Les bots ERP sont une extension de grande valeur des connecteurs ERP que les clients qui sont avancés dans leur voyage R2R apprécieront et implémenteront pour maximiser l’efficacité continue et le contrôle des risques. ERP Bots peut également exécuter des Bots spécifiques ERP en fonction du moment où les activités de workflow de clôture se produisent, éliminant ainsi le besoin pour les humains de travailler dans 2 systèmes et réduisant le temps de clôture.

Pilier 5 : Risk Intelligent RPA™

Risk Intelligent RPA (RI RPA) est une automatisation spécifique au processus qui est spécialement conçue pour le cas d’utilisation, puis configurable d’une manière qui permet une automatisation plus poussée pour réduire le risque d’erreur humaine et identifier les éléments clés qui nécessitent un examen humain. C’est différent des solutions RPA tierces telles que UIPath ou Blue Prism, qui ne connaissent pas les processus et sont conçues pour fonctionner sur une variété de systèmes (ERP, CRM, gestion de serveur, etc.). Ici, La capacité du routeur de tâches (APR) offre cet avantage dans tous les domaines du système de contrôle R2R en examinant la documentation des risques du client dans le cadre de Cadency Compliance pour ses contrôles, puis en pilotant l’automatisation le cas échéant et en dirigeant les activités pour inspection humaine si nécessaire. Par exemple, les contrôles de rapprochement des grands livres bénéficient de l’utilisation de Risk Intelligent RPA, qui examine le profil de risque des comptes afin de déterminer lesquels peuvent être rapprochés sans interaction humaine, lesquels peuvent être considérés dans une période ultérieure, puis ceux qui nécessitent un examen humain (ou même des niveaux supplémentaires de contrôle humain).

Pilier 6 : Intelligence artificielle

Pour la suite, l’avenir de l’automatisation R2R s’appuiera sur l’intelligence artificielle (IA) pour déterminer scientifiquement les risques et obtenir de meilleurs résultats. Par exemple, lors de la création d’une écriture de journal, l’IA déterminera le risque en temps réel à l’aide d’algorithmes et permettra aux humains de voir cette information pendant le traitement de l’écriture de journal. Le R.I. RPA exploitera davantage ces informations pour automatiser le processus. Cette technologie utilise également l’apprentissage automatique pour s’améliorer avec le temps. Cet aspect puissant de l’IA R2R, ainsi que les cinq autres piliers du cadre R2R Risk Intelligent RPA, fonctionne indépendamment et ensemble simultanément pour créer de la valeur.

 

 

Écrit par : Michael Ross, chef de produit chez Trintech.

Revu par : Jawwad Akkaoui, Marketing Exécutif