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Comment améliorer les contrôles, réduire les risques et les coûts grâce à une structure d’automatisation du processus Record-to-Report

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En raison du manque de confiance concernant l’exactitude de leurs rapports financiers, les directions financières entreprennent des transformations de leurs processus Record-to-Report (R2R) visant à réduire les coûts et les risques et à améliorer le soutien opérationnel et les contrôles. Avec l’émergence de technologies de pointe telles que l’automatisation robotique des processus (RPA) au sein de la fonction finance, de plus en plus d’entreprises sont à la recherche d’un cadre pour les aider à gérer un modèle de mise en œuvre flexible pouvant s’adapter à l’évolution de leurs processus R2R dans le temps.

Chez Trintech, en partenariat avec nos clients, nous avons mis au point une structure d’automatisation des processus de Record-to-Report pour répondre à ce besoin. Comme vous pouvez le constater ci-dessous, cette structure repose sur six piliers, permettant à nos clients de commencer ou d’améliorer leur transformation R2R, de de réduire leurs coûts et risques, tout en s’adaptant à l’évolution de leur entreprise sur le long terme et en apportant de la valeur ajoutée à chaque étape.

Pilier 1 : Les connecteurs ERP

Les connecteurs ERP sont des outils préconstruits qui vous permettent d’extraire les soldes du grand livre, les grands livres auxiliaires, les taux de change et autres informations de vos systèmes de gestion (ERP, systèmes tiers, etc.) afin d’alimenter votre système de contrôle. Les connecteurs ERP peuvent également vous aider à valider et à gérer vos écritures au journal dans votre ERP, selon vos besoins. Ceux-ci peuvent être préconstruits pour certains ERP, tels que SAP® et Oracle®, mais ils peuvent également être des connecteurs universels* qui vous permettent de travailler avec n’importe quel ERP, vous évitant ainsi de devoir créer des extraits de fichiers ERP personnalisés. Ils sont précieux pour chaque projet de R2R car ils réduisent le coût et le temps nécessaires à la mise en œuvre de la solution.

Pilier 2 : Les API

Les API sont des services du cloud qui permettent à leurs clients de développer des intégrations personnalisées et entièrement automatisées spécifiques à leurs besoins. Un client de Trintech possédant un système d’écriture au journal développé en interne souhaitait bénéficier de tous les avantages d’un système de gestion intégrée, tout en conservant son propre processus d’écriture au journal . Après l’implémentation de Cadency, ils ont développé un programme API personnalisé mettant à jour les tâches de clôture au fur et à mesure que les différentes écritures au journal étaient complétées, et déclenchant les écritures au journal dès que les autres tâches de clôture commençaient. L’utilisation de la nature bidirectionnelle du module Close API de Cadency pour déclencher des tâches et recevoir des mises à jour a permis de répondre à leurs besoins spécifiques.

Pilier 3 : Les connecteurs RPA tiers

Tout comme les connecteurs ERP, les connecteurs RPA tiers offrent une valeur ajoutée aux clients souhaitant automatiser l’extraction des soldes du grand livre ou les contrôles d’enregistrement des écritures au journal dans leur workflow R2R en utilisant des solutions RPA telles que UIPath, BluePrism ou Automation Anywhere. Le connecteur RPA tiers de Trintech permet cette intégration dans Cadency d’une manière qui ne nécessite aucun script dans l’interface utilisateur de Cadency et prend donc moins de temps à mettre en œuvre et est moins susceptible de rencontrer des problèmes à l’avenir. Ces connecteurs sont particulièrement utiles pour une entreprise utilisant une solution ERP de niche, par exemple un système mainframe programmé en COBOL ou tout autre système restrictif en matière de déploiement pouvant difficilement permettre l’utilisation des nouvelles technologies. Un outil de robotisation (RPA) tel qu’UIPath peut être configuré pour effectuer des tâches telles que la connexion au système ERP, la collecte ou l’enregistrement d’informations, puis transmettre ces informations à Cadency ou Adra en utilisant toujours le connecteur RPA.

Pilier 4 : Les bots ERP

Les bots ERP sont des agents logiciels qui s’exécutent dans les systèmes ERP et sont déclenchés par les tâches du processus R2R via le connecteur ERP ou l’API de Cadency, telle que l’API Close APR. Ces bots permettent à l’entreprise de déclencher des workflows sophistiqués dans ses systèmes ERP, réduisant ainsi les temps de traitement et les risques, en éliminant les interventions humaines source d’oublis et d’erreurs. Par exemple, lors de l’enregistrement d’écritures au journal intersociétés dans un système ERP, vous pouvez enregistrer simultanément les écritures comptables des comptes débiteurs et créditeurs, les valider ou bien annuler la modification.

Ce programme unique de séquencement, de validation et de traitement des erreurs vous permet de concentrer vos efforts sur des tâches plus stratégiques et peut également déclencher des calculs fiscaux ou la création de factures sur les écritures comptables des comptes débiteurs et créditeurs. Les bots ERP sont une extension à haute valeur ajoutée des connecteurs ERP que les clients déjà en cours de transformation R2R apprécieront et implémenteront pour optimiser en continu l’efficacité et le contrôle des risques. Les bots ERP peuvent également exécuter des bots spécifiques ERP au moment où les tâches du workflow de clôture sont exécutées, évitant ainsi l’intervention humaine dans les deux systèmes et réduisant le temps de clôture.

Pilier 5 : La Risk Intelligent RPA™

La Risk Intelligent RPA (RI RPA) est une automatisation spécifique à un processus spécialement conçue pour le cas d’utilisation, puis configurable d’une manière qui permet une automatisation plus poussée pour réduire le risque d’erreur humaine et identifier les éléments clés qui nécessitent un contrôle humain. Ils différent des solutions RPA tiers telles que UIPath ou Blue Prism, qui ne sont pas liés aux processus et sont conçues pour fonctionner sur une variété de systèmes (ERP, CRM, gestion de serveur, etc.). La RI RPA offre cet avantage pour l’ensemble du système de contrôle R2R en prenant en compte les risques des clients documentés dans le module Cadency Compliance pour ses contrôles. Ensuite, l’automatisation est déclenchée au moment opportun et les équipes sont prévenues lorsqu’un contrôle manuel est nécessaire. Par exemple, les contrôles de rapprochement des grands livres bénéficient de l’utilisation de la Risk Intelligent RPA, qui examine le profil de risque des comptes afin de déterminer lesquels peuvent être rapprochés sans intervention humaine, lesquels peuvent être considérés dans une période ultérieure, puis ceux qui nécessitent un contrôle manuel ou même plusieurs niveaux de contrôle.

Pilier 6 : L’intelligence artificielle

Par la suite, le futur de l’automatisation R2R tirera parti sur l’intelligence artificielle (IA) pour déterminer scientifiquement les risques et obtenir de meilleurs résultats. Par exemple, lors de la création d’une écriture au journal, l’IA déterminera le risque en temps réel à l’aide d’algorithmes et permettra à l’utilisateur de voir cette information pendant le traitement de l’écriture au journal. La RI RPA mettra davantage ces informations à profit pour automatiser le processus. Cette technologie utilise également l’apprentissage automatique afin s’améliorer avec le temps. Cet élément fort d’IA pour le processus R2R, ainsi que les cinq autres piliers de la structure d’automatisation R2R, fonctionne simultanément de façon indépendante ou avec les autres afin de créer de la valeur.

 

 

Rédigé par : Michael Ross, chef de produit chez Trintech

Revu par : Jawad Akkaoui, responsable marketing