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R2R System of Accounting Intelligence: RISK INTELLIGENT RPA

Series 7 of 8


Nous espérons que maintenant que vous avez lu notre dernière série de blogs sur le cadre d’automatisation de notre solution Cadency.

  • Tirer profit de votre ou vos systèmes de gestion existants, ce qui vous permet de maximiser le rendement de vos investissements en conservant ces systèmes comme moyens de gérer l’ensemble de toutes les activités commerciales
  • Fournir une gestion de vos systèmes de contrôles financiers, tel que défini par votre cadre de conformité
  • Utiliser un cadre de travail pour le processus R2R Automation et Risk Intelligent RPA (RI RPA) qui permet l’automatisation de ces tâches à l’aide de la RPA (Robotic Process Automation, RI RPA ou AI)

Pour beaucoup d’entre nous qui lisons cette série de blogs, nos yeux se sont dirigés directement vers des mots tels que ” Automation “, ” RPA “, ” Robotique ” ou même ” AI “. Bien que tous ces éléments soient nécessaires, nous allons d’abord porter notre attention sur l’expression ” Risk Intelligent “.

Chez Trintech, nous croyons fermement que dans le processus financier et comptable, le risque est la source de l’information. Le risque détermine la quantité de ressources que vous appliquez à un événement ou à un problème. De la même façon, le risque devrait être au cœur de la façon dont vous automatisez et assurez le résultat. Pour faire simple et dans le contexte du processus Record to Report, utilisez le risque comme un moyen de traiter l’automatisation et poussez vos équipes à se concentrer sur les domaines qui représentent un risque plus élevé pour l’entreprise.

Cela peut sembler être un concept assez basique, mais vous serez peut-être surpris de l’opportunité qui existe encore au sein des grandes entreprises mondiales qui abordent le problème, appelé ” manque d’automatisation “, avec un zoom de ” comment faire en sorte que la technologie fasse tout ce que je fais normalement “. Ce mode de pensée présente deux défis :

  • La recherche d’une automatisation à 100 % pourrait se traduire par l’introduction d’un risque dans vos finances que vous n’avez pas déjà, si l’approche est trop simplifiée.
  • Ignorer la valeur que le Risk Intelligent RPA crée pour l’automatisation est l’occasion de repenser ce qui est réellement nécessaire aujourd’hui et demain par rapport à hier pour atteindre cette confiance dont nous avons parlé plus tôt.

Comment pourriez-vous voir cela en action ? Comment utiliser le R.I. RPA et associer la nature du risque dans une activité de proximité à l’action que je prends (ou ne prends pas) et viser un processus de proximité renforcé ? Tout d’abord, prenons un exemple de rapprochement à faible risque – un compte qui n’a pas d’impact réel sur nos états financiers préparés lorsqu’il est correct (et qui n’est pas matériellement erroné pour tous les sceptiques !)

  • Si nous estimons que le comportement de ce compte est assez statique, qu’il représente un faible pourcentage du bilan et qu’il n’est généralement pas un compte à risque (p. ex., un compte de trésorerie), alors il n’y a pas vraiment de raison de le toucher
  • Si vous utilisez l’automatisation généralisée, seulement la RPA, alors vous devriez établir une règle qui tient essentiellement compte de ce facteur, en fonction des conditions que l’entreprise doit supposer ne pas changer de façon importante, et la faire avancer d’une façon ou d’une autre en ” sautant ” ou en ” certifiant “.
  • Si, au contraire, vous avez dit d’utiliser le RPA du R.I., alors vous examinez d’abord la politique qui a été définie (comme indiqué ci-dessus), puis vous examinez dynamiquement la disposition actuelle du compte pour vous assurer que le compte correspond à la condition dans laquelle la règle a été créée à l’origine. Si c’est le cas, le système peut alors faire avancer l’automatisation. Si ce n’est pas le cas, il est alors justifié que quelqu’un examine l’exception et l’exécute dans son processus. Par exemple, un compte à faible risque qui ne prévoit pas d’activité, mais dont le compte de transactions révèle que l’activité a été traitée, peut maintenant faire l’objet d’une enquête sur une fraude potentielle.

Il s’agit d’utiliser l’automatisation, à savoir le RI RPA, comme un moyen de concentrer l’équipe là où elle doit être concentrée – en attachant des efforts de qualité à ceux qui augmenteront l’intégrité et, en fin de compte, la confiance dans nos finances. Un de nos clients qui a pris ces mesures, a été surpris après avoir réalisé que 93 % des comptes du bilan, qui ne représentaient que 6 % du bilan, étaient ceux où il avait tendance à consacrer le plus d’efforts. Il a donc cessé de déployer des efforts non structurés pour se concentrer sur les 7 % de comptes du bilan.

La même approche se retrouve dans d’autres processus clés du cycle de la R2R. L’automatisation du processus de décision d’approbation des écritures de journal utilisant la RI RPA pour identifier la responsabilité de l’organisation à mesure que le risque d’une écriture de journal augmente est au cœur de notre capacité. Nous venons de lancer des fonctionnalités supplémentaires de RI RPA dans Cadency 6.0 où les écritures au journal récurrentes peuvent désormais être traitées dans Cadency Journal Entry ; ce qui vous permet d’arrêter d’héberger ce fichier journal Excel sur votre bureau et de le télécharger chaque mois… ou de traiter les nuances des fonctions d’écritures récurrentes de l’ERP.

Qu’en est-il des journaux non sens ? Ce sont les journaux où nous essayons de “nettoyer” le solde ou de traiter les soldes résiduels comme les erreurs d’arrondi. Nous avons maintenant un contrôle automatisé par le R.I. RPA qui examine les journaux créés dans Cadency et dit ” non ” au flux de travail du journal. Nous avons un client qui a clôturé plus de 100 000 écritures de journal chaque mois qui étaient inférieurs à 1 $.

Il y a aussi l’enjeu de la création d’une transparence tout au long du processus de clôture. Plutôt que d’obtenir de la visibilité en mettant à jour les feuilles de calcul, les réunions, les appels téléphoniques, etc., faisons en sorte que le système se mette automatiquement à jour pour les activités critiques et non critiques lorsque les données sont déjà là (ou non). Cela permet à vos employés de se concentrer sur les activités à fortes valeurs ajoutées.

Le risque doit être au cœur du concept de la façon dont vous introduisez l’automatisation dans votre organisation. Sans la maitrise du risque, nous pouvons potentiellement nous retrouver avec plus de problèmes que lorsque nous avons commencé. Tirez parti du Risk Intelligent RPA de la solution Cadency pour piloter votre automatisation, mais laissez le risque vous guider sur la façon de le faire.

Écrit par : Syril Mathai, VP – Global Partner Engagement chez Trintech

Revu par : Jawad Akkaoui – Marketing Manager chez Trintech