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Système de Comptabilité Intelligente R2R : Risk Intelligent RPA™

Article 7 sur 8


Nous espérons que vous avez déjà lu notre dernière série de blogs sur les technologies d’automatisation de notre solution Cadency et que vous en connaissez à présent les éléments clés.

  • Tirer parti de vos systèmes de gestion existants afin de maximiser votre ROI sur ces investissements en conservant ces systèmes comme registres permanents de l’ensemble de vos activités commerciales
  • Fournir des enregistrements vérifiables et permanents de tous vos systèmes de contrôles financiers, tel que défini dans votre cadre de conformité
  • Utiliser une structure pour l’automatisation des processus de Record-to-Report (R2R) et le Risk Intelligent RPA (RI RPA) permettant l’usage une programmation basique pour l’automatisation de ces tâches (RPA, RI RPA ou AI)

Pour beaucoup d’entre nous qui lisons cette série de blogs, notre regard est attiré par les mots tels que “Automatisation”, “RPA”, “Robotique” ou même “IA”. Bien que tous ces éléments soient nécessaires, nous allons d’abord porter notre attention sur la formule “Risk Intelligent”.

Chez Trintech, nous croyons fermement que dans les processus financiers et comptables, le risque a un impact majeur. Il détermine la quantité de ressources nécessaires pour gérer un événement ou un problème. Le risque devrait également être un facteur essentiel pour décider comment automatiser et garantir les résultats.  Plus simplement et dans le contexte du processus Record-to-Report, il s’agit d’utiliser le risque pour critère d’automatisation via le RI RPA et d’encourager vos équipes à se concentrer sur les processus représentant un risque plus élevé pour l’entreprise.

Cela peut sembler être un concept assez basique, mais vous seriez surpris des opportunités qui existent encore au sein des grandes entreprises internationales qui abordent le problème, appelé ” manque d’automatisation “, avec l’optique de ” comment faire en sorte que la technologie fasse tout ce que je fais normalement “. Ce mode de pensée présente deux défis :

  • Vouloir une automatisation à 100 % pourrait se traduire par l’introduction de nouveaux risques dans vos finances si l’approche est trop simplifiée.
  • Comprendre les opportunités d’automatisation du Risk Intelligent RPA donne l’occasion de réfléchir aux besoins actuels et futures par rapport à ceux d’hier afin de mettre en place des contrôles de gestion fiables.

Comment voir ces fonctionnalités à l’œuvre ? Comment utiliser le RI RPA et lier la nature du risque d’une tâche de clôture à une action que j’entreprends ou pas et améliorer le processus de clôture ?  Tout d’abord, prenons l’exemple d’un rapprochement à faible risque – un compte qui n’a pas d’impact réel sur nos états financiers générés lorsqu’il est correct (et ne comporte pas d’erreurs significatives pour les sceptiques).

  • Si nous estimons que le comportement de ce compte est assez statique, qu’il représente un faible pourcentage du bilan et qu’il n’est généralement pas un compte à risque (p. ex., un compte de trésorerie), alors il n’y a pas vraiment de raison de le modifier.
  • Si vous utilisez l’automatisation générale, c’est à dire seulement la RPA, vous devez alors établir une règle qui, basée sur le fait que les conditions de l’entreprise ne changent pas de façon importante, ignore ce compte ou le valide automatiquement.
  • Si, en revanche, vous décidez d’utiliser le RI RPA, vous devez d’abord prendre en compte la politique définie précédemment (comme dans l’exemple ci-dessus), puis vérifier régulièrement l’état actuel du compte pour vérifier que les conditions établies pour la règle n’ont pas changées. Si c’est le cas, le système peut effectuer l’automatisation. Sinon, il est alors justifié que quelqu’un examine cette exception et la fasse passer par le processus habituel. Par exemple, il peut s’agir d’un compte à faible risque sur lequel aucune activité n’est prévue, mais dont le compte de transactions révèle des activités et qui peut faire l’objet d’une enquête pour fraude potentielle.

Il s’agit d’utiliser l’automatisation, à savoir le RI RPA, afin de permettre aux équipes de concentrer leurs efforts au bon endroit – avec un souci de de qualité qui permettra d’améliorer l’intégrité et, en définitive, la fiabilité des états financiers.  L’un de nos clients a pris cette décision après s’être rendu compte qu’ils passaient la majeure partie de leur temps sur 93 % des comptes du bilan, qui ne représentaient que 6 % du bilan. Ils ont donc décidé de plutôt concentrer leurs efforts sur les autres 7 % de comptes du bilan.

La même approche se retrouve dans d’autres processus clés du cycle de R2R. L’automatisation du processus de décision de validation des écritures au journal utilisant la RI RPA pour identifier la responsabilité de l’organisation lorsque le risque d’une écriture au journal augmente est au cœur de la capacité de notre solution. Nous venons de lancer des fonctionnalités supplémentaires de RI RPA de Cadency 6.0 permettant aux écritures au journal récurrentes d’être désormais traitées uniquement dans Cadency Journal Entry ; ce qui vous permet d’enlever cette feuille de calcul de votre bureau et d’avoir à la télécharger chaque mois … ou de vous perdre dans les fonctions d’écritures récurrentes de l’ERP.

Parlons des journaux inutiles. Ce sont les journaux où nous essayons de “nettoyer” le solde ou de traiter les soldes résiduels comme les erreurs d’arrondi. Nous disposons maintenant d’un contrôle automatisé dans le module RI RPA qui examine les journaux créés dans Cadency et peut stopper le workflow. Nous avons un client qui a clôturé plus de 100 000 écritures au journal mensuelles qui étaient inférieures à 1 $.

Il y a aussi l’enjeu de la transparence tout au long du processus de clôture. Plutôt que d’obtenir de la visibilité avec la mise à jour de feuilles de calcul, les réunions, les appels téléphoniques, etc., faisons en sorte que le système fasse automatiquement les mises à jour pour les tâches critiques et non critiques que les données soient disponibles ou non. Cela permet à vos employés de concentrer leurs efforts sur les activités à forte valeur ajoutée.

Le risque doit être au cœur de la façon dont vous introduisez l’automatisation dans votre organisation. Sinon, nous pouvons nous retrouver avec plus de problèmes que lorsque nous avons commencé. Tirez parti du Risk Intelligent RPA de la solution Cadency pour piloter votre automatisation, mais laissez le risque vous guider sur la façon de le faire.

Rédigé par : Syril Mathai, VP – Global Partner Engagement chez Trintech

Revu par : Jawad Akkaoui – Marketing Manager chez Trintech